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Como usar o Excel | 15 dicas

Por| Editado por Bruno Salutes | 10 de Maio de 2022 às 14h20

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Montagem: Caio Carvalho/Canaltech
Montagem: Caio Carvalho/Canaltech

Usa o Excel frequentemente? O programa de planilhas da Microsoft, assim como tantos outros serviços, possui inúmeros recursos que facilitam o seu uso. Dada a quantidade de atalhos e funcionalidades, é natural que o usuário não conheça todos.

Muitas funções, inclusive, estão presentes na barra de ferramentas do programa. O problema é que transitar entre o teclado e o menu pode tirar a concentração de alguns. Portanto, é sempre bom conhecer dicas que tornarão o trabalho mais fluido e rápido.

1. Alterne entre planilhas com atalhos no teclado

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Se você deseja navegar pela planilha do Excel, deixe o mouse de lado. É possível fazê-lo de uma forma mais prática através dos atalhos Ctrl + Page Up, para avançar, e Ctrl + Page Down para retornar.

2. Pule para o último item da linha ou coluna

Essa facilidade também pode ser acionada quando você quer saltar para o último item da linha ou coluna. Nesse caso, basta apertar o botão “Ctrl” com uma das setas direcionais do teclado.

3. Realize seleções simplificadas

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Há também como fazer seleções simplificadas, novamente dispensando o uso do mouse. Ao pressionar Ctrl + Shift + seta direcional, é possível ampliar a seleção até a última célula daquela direção.

4. Fixe células na sua planilha do Excel

Para fixar uma célula, é preciso adicionar um “$” antes da letra da coluna e do número da linha. Se você é mais prático, há um atalho: selecione a célula e pressione F4. Se pressionar a tecla mais de uma vez, o comando vai alternar entre travar célula, travar número da linha, travar letra de coluna e sem trava.

5. Realize a contagem de dados

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Se você realmente quer saber como usar o Excel, aprenda a fazer uma contagem de dados. Através do comando =CONT.SE, o usuário descobre quantas vezes uma informação aparece em uma área selecionada.

A primeira função é a área a ser contada. A segunda função é o critério ou valor desejado. No exemplo, estamos contando quantas visualizações de histórias cada pessoa da lista tem em um suposto site.

6. Faça somas a partir de critérios

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Ao utilizar o truque anterior, o usuário pode recorrer ao comando =SOMASE para somar valores que correspondam ao critério inserido dentro de uma área selecionada. No exemplo, é contabilizado o número de visualizações para cada pessoa entre a coluna D segundo informações da coluna A.

7. Copie itens com clique duplo

Além disso, não é preciso arrastar a seleção para baixo para copiar uma fórmula, muito menos colar de célula em célula. Para fazer com que todas as células da coluna repitam a fórmula, basta dar um clique duplo no canto inferior direito da célula a ser duplicada. Simples assim.

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8. Duplique fórmulas

Caso você queira realizar o processo manualmente, não se preocupe. É possível duplicar fórmulas com um o atalho Ctrl + Apóstrofo.

9. Busque informações específicas no arquivo

Já que mencionamos comandos, vale citar mais um. A função PROCV permite buscar por um valor específico na coluna da extrema esquerda e informa o resultado em outra célula.

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O primeiro comando deve mostrar a informação que queremos: no exemplo, um ranking de 1 a 7 baseado nas posições das universidades. O segundo comando deve delimitar a matriz de informações a serem buscadas. No caso, a área em vermelho que vai da coluna A à coluna C.

O terceiro comando exibirá a coluna que contém a informação que buscamos. Como a nossa meta é saber o nome da faculdade, que está na coluna B, será utilizado o número 2 como parâmetro. O quarto e último comando informa se queremos algo aproximado ou exato e, para obter um dado mais exato, o input a ser colocado é FALSO.

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10. Combine textos da planilha

Outro facilitador para quem deseja aprender como usar o Excel é a função de combinar textos. Em uma planilha do programa que contenha duas colunas preenchidas, o usuário pode usar o comando para criar uma terceira que una o conteúdo das demais.

No exemplo, são unidos nomes aos respectivos sobrenomes. Para tanto, basta usar o &, como na fórmula =B8&" "&C8. A fórmula varia segundo a posição, mas não esqueça das aspas na hora de digitar.

11. Centralize o conteúdo da célula

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Se você quer deixar a planilha mais organizada, é possível centralizar o conteúdo das células de um jeito simples. Basta usar o atalho Ctrl+H,A,C do teclado.

12. Insira anotações rapidamente

Em documentos colaborativos, as anotações do Excel podem ser muito úteis. Elas têm o seu valor até mesmo em arquivos individuais, servindo muitas vezes como lembretes. Para criar uma nova, basta selecionar a célula e usar Shift+F2.

13. Limpe informações de um jeito simples

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Se quiser limpar uma planilha sem gastar tanto tempo, saiba que existe um truque que vai te ajudar. Primeiro, determine abreviações com os respectivos significados separados por um traço (-) ou hífen.

A fórmula ESQUERDA coleta a informação a partir da esquerda, no caso, apenas os dois caracteres referentes às siglas. Para extrair os nomes dos estados por extenso, usa a fórmula DIREITA para buscar um dado também definido pelo número de caracteres dessa direção.

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Em seguida, use o comando NUM.CARACT para contar os caracteres inseridos na célula. No exemplo, foram unidos os comandos DIREITA e NUM.CARACT para completar os nomes dos estados. Como a intenção é dispensar os três primeiros caracteres de cada célula, foi selecionado o tamanho total, subtraído 3 e inserido o comando para contar a partir da direita.

14. Gere números aleatórios com o Excel

Também é possível gerar números aleatórios com o Excel. Isso é possível através do comando =ALEATÓRIO(), que randomiza um valor entre 0 e 1. Para números até 100, use a função =ALEATÓRIO()*100. Novos valores surgem toda vez que a tecla F9 for pressionada. Mas, tenha cuidado, porque outras funções de cálculo aleatório também serão atualizadas.

15. Use o Conversor de Moedas

Precisa converter moedas? Não é preciso buscar um conversor na Web; o Excel possui um próprio com duas casas decimais. Para utilizá-lo, use a combinação Ctrl+Shift+$ no seu teclado.