Não sabe nada de Excel? Confira estas 11 dicas básicas

Por Gabriel Castro

O Excel é um software extremamente útil, porém um pouco "assustador" para quem não está acostumado com planilhas e tabelas. O programa é tão extenso e completo que até usuários frequentes não aproveitam de todas as funcionalidades oferecidas.

Pensando nisso, separamos algumas dicas com atalhos básicos e algumas funções que todos os que estão nesse universo deveriam conhecer.

1 - Alterne entre planilhas com Ctrl + Page Up ou Ctrl + Page Down

Tutorial Excel

2 - Pule para o último ítem da linha ou coluna

É possível ir de célula em célula con as setas direcionais, mas o trabalho pode ser menor se segurar o Ctrl + uma das setas direcionais.

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3 - Shift para selecionar

Ao pressionar Ctrl + Shift + seta direcional, é possível estender a seleção até a última célula com informação naquela direção.

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4 - Clique duplo para copiar

Não é preciso arrastar a seleção para baixo para copiar uma fórmula, muito menos ir colando de célula em célula. Para fazer com que todas as células da coluna repitam a fórmula, basta dar um clique duplo no canto inferior direito da célula a ser duplicada.

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5 - Atalhos para formatar números e valores

Para colocar todos os números com dois dígitos decimais em toda a coluna, basta apertar Ctrl + Shift + !; para porcentagem, Ctrl + Shift + %; e para valores monetários, Ctrl + Shift + $ ($ para dólar ou R$ para reais, dependendo do idioma do Office).

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6 - Fixar células

Às vezes é preciso copiar o argumento entre células e às vezes é necessário fixá-lo. Para fixar uma célula, deve-se inserir um cifrão $ antes da letra da coluna e do número da linha, porém é muito menos trabalhoso se você selecionar a célula e pressionar F4. Se pressionar a tecla mais de uma vez, o comando vai alternar entre travar célula, travar número da linha, travar letra de coluna e sem trava.

Por exemplo, a fórmula de soma das células A1 e B1 seria =A1+B1. Para fixar uma parte dela, selecione a referência da célula desejada, no caso, A1 e pressione F4, entrão a fórmula ficará =$A$1+B1.

7 - Contagem de dados

O comando =CONT.SE conta quantas vezes uma informação aparece em uma área selecionada. A primeira função é a área a ser contada. A segunda função é o critério ou valor desejado. Abaixo, estamos contando quantas visualizações de histórias cada pessoa da lista tem em um suposto site.

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O comando =SOMASE soma valores numa seleção quando eles correspondem ao critério inserido. No exemplo, vamos contar o número de visualizações para cada pessoa.

Atenção: a área de soma de visualizações é outra da área de pessoas, mas ambas têm o mesmo tamanho. Vamos somar os valores de visualização da coluna D de acordo com as informções de pessoas da coluna A.

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8 - Use PROCV para saber uma informação exata

A função PROCV busca por um valor na área da coluna da extrema esquerda e informa o resultado na célula que quisermos.

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O primeiro comando que devemos dar é um que mostre a informação que queremos: um ranking de 1 a 7 baseado nas posições das universidades. O segundo comando é delimitar a matriz de informações a serem buscadas, no caso, a área em vermelho que vai da coluna A à coluna C.

O terceiro comando irá mostrar em que coluna está a informação que buscamos. Como a nossa meta é saber o nome da faculdade, que está na coluna B, portanto utilizaremos o número 2 como parâmetro.

O quarto e último comando vai informar se queremos algo aproximado ou exato e, para informação exata, o input a ser colocado é FALSO.

9 - Use & para combinar textos

Aqui temos duas colunas, uma com nomes e outras com sobrenomes. É possível criar uma terceira coluna com nomes completos com o símbolo &.

É importante salientar que não se restringe a apenas duas informações a serem combinadas. É possível usar o & sempre que for necessário combinar textos.

Por exemplo, para ficar Artur Fernandes no exemplo abaixo, a fórmula é a seguinte: =B8&" "&C8

Importante: não esqueça as aspas!

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10 - Limpe as informações com ESQUERDA, DIREITA e LEN

Essas fórmulas são ótimas para deixar uma planilha mais limpa. Primeiro, definimos as abreviações com os respectivos significados separados por um traço (-) ou hífen.

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A fórmula ESQUERDA coleta a informação a partir da esquerda, no caso, apenas os dois caracteres referentes às siglas. Para puxar os nomes dos estados por extenso, a fórmula DIREITA vai buscar a informação também definida pelo número de caracteres a partir da direita.

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Convenhamos que é meio trabalhoso ficar contando os espaços. É aí que entra o comando NUM.CARACT, que vai contar os caracteres inseridos na célula. Para isso, combina-se o DIREITA com NUM.CARACT para completar os nomes dos estados. Como não queremos os três primeiros caracteres de cada célula, nós pegamos o tamanho total, subtraímos três e inserimos o comando para contar a partir da direita.

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11 - Gerador de números aleatórios

A função =ALEATÓRIO() gera um valor aleatório entre 0 e 1 e a função =ALEATÓRIO()*100 gera um número maior que 0 e menor que 100.

Para utilizá-la, não é preciso inserir um valor, basta deixar os parênteses vazios. Novos valores aleatórios são gerados toda vez que a tecla F9 for pressionaa, mas cuidado: outras funções de cálculo aleatório também serão atualizadas.

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