Guia de uso do Google Drive

Por Douglas Ciriaco
photo_camera Divulgação

O Google Drive foi lançado em abril de 2012 como a aposta do Google no mundo dos então crescentes serviços de armazenamento nas nuvens. Atualmente, ele oferece 15 GB gratuitamente para qualquer usuário cadastrado, mas conta também com modalidades pagas que vão de 100 GB a 30 TB para você guardar o que quiser.

Ele veio como uma fase avançada, digamos assim, do serviço então chamado apenas de Google Docs, que reunia funções de armazenamento com um pacote de aplicativos de produtividade. Atualmente, o Drive é o agregador sob o qual estão os aplicativos Documentos (editor de texto), Planilhas (editor de planilhas) e Apresentações (apresentações de slides).

Apesar das mudanças, a plataforma continua simples de usar e conta com inúmeras funções, fazendo com que muita coisa passe despercebida de muita gente. Então, para isso, nada melhor do que um guia completo esmiuçando todos os detalhes do Drive. Aqui estão dicas e detalhes que serão úteis tanto para iniciantes quanto para quem já tem alguma experiência com a ferramenta.

Acesse o Drive a partir do seu dispositivo

Como o Google Drive é um serviço baseado na web, é óbvio que você pode acessá-lo a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, seja ele um computador, um tablet ou um smartphone. Entretanto, existem maneiras mais inteligentes de fazer isso, como instalando o aplicativo oficial do serviço em sua máquina.

Ele é multiplataforma e conta com versões para Windows e Mac nos computadores, e iOS e Android nos portáteis. Além disso, há ainda um aplicativo oficial para Google Chrome.

Usuários de outras plataformas, como Linux e Windows Phone, deverão recorrer a aplicativos de terceiros para acessar o Google Drive.

Primeiros passos no Google Drive

A integração com seu computador e também com seu gadget portátil é uma das funções do Drive. Para este tutorial, vamos tomar como base apenas o funcionamento pela web, afinal é esta a única maneira de manipular arquivos e, enfim, por aqui você tem acesso às funções do serviço de forma plena.

Então, acesse drive.google.com e faça login em sua conta do Google. O Drive é um serviço de armazenamento de arquivos, então o botão primordial desta plataforma é o “Novo”, que aparece com grande destaque na tela principal.

Como usar o Google Drive

Ao clicar sobre ele, você tem diante de si algumas opções:

  • Pasta – Cria uma nova pasta para organizar melhor os seus arquivos;
  • Upload de arquivo – Envia um arquivo do seu computador para a sua conta do Google Drive;
  • Upload de pasta – Envia uma pasta inteira de seu computador para a sua conta do Drive;
  • Documentos Google – Abre o editor de textos do Google;
  • Planilhas Google – Abre o editor de planilhas do Google;
  • Apresentações Google – Abre o editor de apresentações do Google;
  • Mais – Acesso a mais aplicativos do Google, como o My Maps, Desenhos Google, Formulários e vários outros.

Envie arquivos ou pastas

Para isso, clique em “Novo” e vá em “Upload de arquivo” ou “Upload de pasta” — a escolha depende daquilo que você quer fazer.

Depois, basta selecionar qual arquivo será enviado para a sua conta e aguardar até que a transferência seja concluída. É possível acompanhar o progresso do envio diretamente da tela do Drive por meio de um menu específico para isso que aparece no canto inferior direito da tela.

Como usar o Google Drive

Outra maneira de enviar arquivos e pastas para o Drive é arrastá-las para a tela do serviço dentro da janela do navegador. Este processo pode ser uma opção mais simples, inclusive para enviar vários arquivos de uma vez só e diretamente para a pasta de sua escolha.

Restrições de tamanho de arquivos

Além do limite de 15 GB em uma conta do Drive (valor compartilhado entre os demais serviços do Google, como o Gmail e Fotos), há ainda o limite de tamanho individual de arquivos que podem ser guardados em sua conta: estes não podem passar de 5 TB para arquivos gerais.

Há ainda valores específicos para arquivos criados dentro dos aplicativos do Google. Neste caso, os tamanhos máximos suportados são:

  • Documentos Google – 50 MB e 1,024 milhão de caracteres;
  • Planilhas Google – 2 milhões de células utilizadas;
  • Apresentações Google – 100 MB

Baixe arquivos e pastas

Para baixar arquivos e pastas, basta selecioná-los (se for escolher mais de um item para ser baixado, mantenha pressionado a tecla CTRL enquanto clica sobre eles) e então clicar sobre o botão em forma de três pontos presentes na barra de ferramentas do Drive. Então, clique em “Fazer download” e aguarde até que tudo seja baixado para a sua máquina.

Como usar o Google Drive

Compartilhe arquivos

Como explicado no tópico anterior, selecione os arquivos ou pastas que serão compartilhados e clique sobre o botão de compartilhar presente na barra de ferramentas.

Como usar o Google Drive

Depois, insira o e-mail das pessoas que terão acesso àqueles arquivos.

Como usar o Google Drive

Não se esqueça de definir os privilégios de cada usuário (editar, comentar ou visualizar).

Como usar o Google Drive

Outra opção para compartilhar arquivos é gerar um link para que outras pessoas possam acessá-lo. Selecione o item a ser compartilhado e clique sobre o botão “Gerar link”, como indicado na imagem abaixo.

Como usar o Google Drive

Agora é só copiar o link e enviá-lo para quem for necessário.

Apague arquivos e pastas

Apagar arquivos segue a mesma linha: selecione aqueles que devem ser excluídos e clique sobre o botão em forma de lixeira presente na barra de ferramentas.

Como usar o Google Drive

Mova arquivos ou pastas

O uso de pastas pode se tornar recorrente em sua conta do Drive. Assim, movimentar arquivos entre elas também será algo necessário de vez em quando — e isso é muito fácil. Para tal, selecione os arquivos que você deseja movimentar e clique sobre um deles com o botão direito do mouse e clique em "Mover para".

Como usar o Google Drive

Na janela em que se abriu, selecione a pasta de destino ou então crie um novo diretório antes de clicar em "Mover".

Como usar o Google Drive

Confirme a ação para que os arquivos sejam enviados ao novo local.

Marque arquivos e pastas como favoritos

Além das pastas, outra forma de manter tudo em ordem é "estrelar" os arquivos e as pastas mais importantes a fim de torná-los ainda mais acessíveis. Para isso, você pode clicar com o botão direito sobre o arquivo e selecionar a opção "Marcar com estrela".

Como usar o Google Drive

Depois, basta acessar o menu "Com estrela" para encontrar todos os arquivos e pastas marcados como favoritos.

Como usar o Google Drive

Visualize informações avançados sobre um arquivo ou pasta

A barra de ferramenta do Drive conta com um botão de informações que vai abrir um menu lateral repleto de dados avançados sobre um determinado arquivo — ele está indicado na imagem abaixo.

Como usar o Google Drive

Ao clicar sobre ele, é possível acessar ainda algumas funções extras do Drive, como gerenciar de versões, adicionar descrição, impedir download e várias outras.

Gerencie versões de um arquivo

Vamos supor que você esteja editando um arquivo fora do Drive, usando para isso algum programa instalado em sua máquina. Isso vai criar uma nova versão, mais atualizada, deste arquivo, o que poderia gerar alguns problemas na hora de guardar versões diferentes de um mesmo item.

No Drive, você pode atualizar a versão de um arquivo de forma organizada, podendo, inclusive, acessar suas versões anteriores. Para isso, clique sobre o arquivo com o botão direito do mouse a fim de abrir o menu de contexto. Ali, escolha a opção “Gerenciar versões”.

Como usar o Google Drive

Agora, clique em “Fazer upload de nova versão” e envie o novo arquivo. Note que as versões antigas ficam disponíveis para acesso durante 30 dias.

Como usar o Google Drive

Organize a interface

Com um clique, você pode alterar a forma de visualização dos arquivos listados em sua conta — é possível alternar entre lista e grade.

Como usar o Google Drive

Além disso, é possível alterar a classificação dos arquivos — de ordem crescente para decrescente e vice-versa.

Como usar o Google Drive

Para ordenar arquivos em ordem alfabética, clique sobre o menu “Nome”. Por fim, se desejar organizar tudo de acordo com a data da última modificação, clique em “Última modificação”.

Como usar o Google Drive

Crie e edite documentos de texto, planilhas e apresentações

Ao clicar em “Novo” e optar por um dos três principais aplicativos do Drive, você é levado à plataforma individual de cada um deles. Para aprender tudo sobre estes apps, confira o nosso tutorial de como usar o Google Docs.

Acesse arquivos offline

Uma das funções mais interessantes do Drive é permitir que você acesse arquivos offline, algo especialmente útil quando você usa os apps do Google como única opção para editar textos, planilhas e apresentações em seu computador. Este recurso funciona apenas com o navegador Google Chrome (ou de um Chromebook).

Então, clique sobre o botão de opções do Drive e vá em “Configurações”.

Como usar o Google Drive

Na janela que se abriu, marque a opção “Sincronizar os arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google com este computador para edição off-line”.

Como usar o Google Drive

Vale notar que só estão disponíveis para consulta e edição offline arquivos dos aplicativos citados aqui em cima. Você pode fazer alterações locais e assim que estiver conectado à internet novamente os itens serão sincronizados para que apenas uma versão fique disponível em todos os lugares.

Use mais aplicativos dentro do Drive

Além do Docs, Planilhas e Apresentações, há uma série de outros aplicativos que você pode utilizar diretamente do Drive. Para isso, clique no botão “Novo”, posicione o cursor do mouse sobre o menu “Mais” e clique em “Conectar mais apps”.

Como usar o Google Drive

Na central de apps do Drive você encontra inúmeras opções para incrementar os recursos de sua conta, tudo oferecido gratuitamente. É possível encontrar aplicativos de forma mais específica, usando o sistema de busca ou navegando pelas categorias.

Como usar o Google Drive

Aqui estão editores de imagem, players de música, outros apps para manipular textos, planilhas e apresentações, ferramentas para editar documentos em PDF, editores de áudio e vídeo e muito mais.

Faça upgrade na sua conta

Para assinar um dos planos pagos do Drive e, dessa maneira, ampliar o espaço para armazenamento em sua conta, clique sobre a opção “Fazer upgrade do armazenamento”. O link está disponível no canto inferior esquerdo da tela, como indicado na imagem abaixo:

Como usar o Google Drive

As opções disponíveis são as seguintes:

  • 100 GB – US$ 1,99/mês;
  • 1 TB – US$ 9,99/mês;
  • 10 TB – US$ 99,99/mês;
  • 20 TB – US$ 199,99/mês;
  • 30 TB – US$ 299,99/mês.

Formatos suportados

Dentro do Drive é possível guardar qualquer tipo de arquivo, inclusive aqueles sem extensões. Entretanto, o serviço é capaz de lidar com alguns eles, permitindo que você abra documentos de texto, escute músicas, veja vídeos e por aí vai. Isso significa que ele suporta basicamente todos os formatos básicos de texto, planilha e apresentações (Microsoft Office, Open Document Format e por aí vai) e vários outros.

Entre eles, vale a pena citar JPEG, JPG, GIF, BMP, WEBP, TIFF, MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, MPEGPS, FLV, OGG, WEBM, WMV, MP3, MPEG e WAV. Fontes, extensões do Photoshop, AutoCAD e PostScript também são suportadas pelo Drive, então é possível pré-visualizar tais arquivos sem precisar baixá-los para seu dispositivo.