Como armazenar seus dados no exterior sem correr riscos

* Por Marli Matos e Romero Correia

Cada vez mais as companhias estão migrando para a nuvem com o intuito que seus usuários tenham acesso aos dados corporativos a qualquer hora e lugar. A procura é tão grande que uma pesquisa encomendada pela Cisco e Intel mostra que 94% das companhias terão tecnologias em cloud até 2020.

Com a possibilidade de guardar os dados das empresas em qualquer país do mundo, o armazenamento em nuvem no exterior, com a Amazon Web Services por exemplo, está se tornando uma opção cada vez mais comum e acessível. Mas entrar nesse mundo sem fronteiras exige cautela na contratação dos serviços e elaboração dos contratos firmados com os fornecedores.

No Brasil, a complexidade da legislação tributária exige uma grande atenção aos processos para evitar erros e multas. Em 2011, o governo federal instituiu o SISCOSERV, uma declaração de contratação de fornecedores fora do país que determina a obrigatoriedade de registros em operações feitas por empresas e pessoas domiciliadas no Brasil.

Todo mês, as empresas são obrigadas a enviar suas notas e declarações para o governo e quem não cumprir, pode ser autuado com multas que podem variar de R$ 500 a R$ 1.500 por mês por declaração não enviada. Com isso, o governo melhorou o monitoramento do que é vendido e contratado no exterior e assim, as empresas tiveram que aprimorar os processos de suas áreas fiscais e tributárias.

Para as companhias que necessitam armazenar seus dados no exterior, é fundamental contar com uma assessoria contábil, já que é preciso conhecer a legislação tributária do país em que o serviço será contratado e diversos outros detalhes que não podem ser esquecidos.

O ideal é contar com um fornecedor especialista para o gerenciamento da sua nuvem, fazendo com que todas essas atividades fiquem mais transparentes e controladas, e consequentemente, deixando mais tempo para a empresa focar em seus negócios. Esse suporte facilita os processos fiscais e tributários para o cliente, deixando tudo mais seguro e prático.

Outra vantagem de se ter uma equipe nacional de especialistas gerenciando o seu cloud é a tarifação da contratação do serviço no exterior. Se a empresa realizar o pagamento por cartão de crédito, diretamente com o servidor de cloud no exterior, a taxa de IOF cobrada é de 6,38%. Já com a assessoria nacional, o cliente pagará uma taxa menor, de 2,38%.

Com o gerenciamento por uma companhia nacional, sua empresa tem suporte dos especialistas 24 horas por dia, em português. A equipe é preparada e dedicada para atender suas necessidades, podendo identificar novas funcionalidades que podem ser utilizadas no seu cloud Amazon. Além disso, toda parte contratual é feita em português.

É importante colocar tudo na ponta do lápis e escolher qual opção é válida para a sua empresa. Tenha em mente que caso você opte por pagar um provedor internacional com cartão de crédito e não fizer o recolhimento dos impostos, sua empresa fica sujeita a multas pesadas aplicadas pela Receita Federal. Para não passar por esse tipo de problema, opte pela contratação de especialistas que cuidarão de todas as etapas do processo.

* Marli Matos é Coordenadora Administrativo Financeira e Romero Correia é Gerente Administrativo Financeiro na Mandic Cloud Solutions.