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Como usar o Notion | Guia Prático

Por| Editado por Douglas Ciriaco | 19 de Junho de 2023 às 10h50

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(Imagem: Kelly Sikkema/Montagem: Kris Gaiato)
(Imagem: Kelly Sikkema/Montagem: Kris Gaiato)

Se você precisa de uma ferramenta para gerenciar projetos, organizar sua vida pessoal ou trabalhar em equipe, aprender como usar o Notion é uma ótima solução. O aplicativo focado em produtividade é popular pela variedade de recursos e possibilidades de personalização e também por ser bem simples de usar.

O que é o Notion?

O Notion é uma ferramenta de produtividade versátil que permite criar e organizar uma variedade de tarefas, incluindo anotações, projetos pessoais ou profissionais e bancos de dados, tudo em uma interface intuitiva baseada em quadros, blocos e cronogramas. Nele, é possível centralizar e gerenciar informações pessoais ou promover a colaboração em projetos entre profissionais de um negócio.

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Uma das principais vantagens do Notion é a sua flexibilidade. Além de começar do zero, você pode aproveitar os modelos pré-formatados disponíveis para diferentes categorias e necessidades, como:

  • Gerenciamento de um projeto;
  • Gestão de trabalho;
  • Planejamento de um cronograma de estudos;
  • Checklists;
  • Programação de viagens
  • Organização de rotinas
  • Controle financeiro e metas;
  • Calendário de atividades.

Além disso, o Notion estimula a colaboração em equipe de forma eficiente: você pode compartilhar páginas e blocos com colegas de trabalho para que todos contribuam e visualizem as modificações realizadas por outros membros do time. Ele conta ainda com campo de comentários para facilitar a comunicação e o trabalho em conjunto.

O aplicativo também oferece integração com outras ferramentas populares de trabalho em equipe, como Slack, Google Drive, Figma e GitHub.

Como usar o Notion?

No Notion, você pode adicionar, arrastar e soltar blocos a fim de personalizar a estrutura da página de acordo com suas preferências e necessidades. Essesw elementos podem ser textos, imagens, listas de tarefas, tabelas, bancos de dados e muito mais. A interface intuitiva facilita a organização e a visualização das informações.

Outro recurso bastante prático do Notion é a capacidade de automatizar tarefas e cálculos. Com fórmulas, você pode usar recursos como campos calculados, realizar operações matemáticas e criar alertas — essa opção ajuda a automatizar processos e economizar tempo.

Outras características da plataforma incluem: 

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  • Definir propriedades como datas, formulários, tags e seleção para orientação de atividades;
  • Criação de páginas e hierarquias para organizar processos;
  • Vinculação de blocos, quadros, páginas e cronogramas para criar referências cruzadas e organizar o fluxo de trabalho.

O Notion oferece uma opção gratuita para uso pessoal ou em pequenos grupos. No entanto, para necessidades profissionais ou em negócios, é recomendável considerar a assinatura mensal a partir de US$ 8. 

Uma das vantagens do Notion é o suporte a várias plataformas: você pode acessar o aplicativo via computador (Windows | macOS), celulares (Android | iOS) ou web (notion.so).

5 dicas para usar o Notion

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Com tantos recursos, é muito provável que você ainda não conheça todo o potencial do aplicativo. Portanto, aqui vão cinco dicas de ferramentas do básico ao avançado para aproveitá-lo.

1. Personalizar páginas

Uma das características mais destacadas do Notion é a capacidade de personalização. Com ferramentas simples e intuitivas, os usuários podem editar a estrutura e a aparência das páginas de acordo com suas preferências.

Você pode criar documentos de texto simples, tabelas organizadas, listas de tarefas, calendários e muito mais. A flexibilidade do Notion possibilita adaptar a página de acordo com suas necessidades específicas.

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2. Criar listas retráteis (Toggle List)

Uma das funções oferecidas pelo Notion são as listas retráteis, também chamadas de Toggle Lists. Elas visam reduzir a poluição visual dos seus documentos, ocultando o conteúdo adicionado pelos usuários.

Assim, você pode criar diferentes seções ou categorias em uma única página e exibir o conteúdo de cada uma delas somente quando necessário. Isso ajuda a manter a página organizada e facilita a visualização do conteúdo relevante para o momento.

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Para utilizar esse recurso, siga os passos abaixo:

  1. Acesse um documento no Notion;
  2. Selecione em um espaço em branco;
  3. Pressione o botão "+" para adicionar um novo elemento à página;
  4. Procure pela opção "Listas de alternantes".

3. Compartilhar páginas com terceiros

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O Notion oferece recursos poderosos para colaboração, permitindo que você compartilhe páginas com outras pessoas e crie arquivos colaborativos. O processo é simples e intuitivo. Veja:

  1. Localize o botão "Compartilhar";
  2. Insira endereços de e-mail dos usuários que deseja adicionar como colaboradores;
  3. Nessa tela, é possível gerar link para convidar mais pessoas.

Ao compartilhar uma página no Notion, você pode definir as permissões de acesso para cada colaborador, conceder permissões completas para edição ou restringir o acesso apenas para visualização. Isso permite que você controle quem pode visualizar e editar o conteúdo da página.

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4. Integrar o Notion ao Google Drive

O Notion oferece integração com diversos aplicativos, incluindo o Google Drive. Essa integração permite que os usuários se conectem ao Drive e acessem facilmente arquivos armazenados no serviço de nuvem.

Para utilizar essa função, você deve estar na versão para computador do aplicativo. Siga os passos a seguir:

  1. Selecione a aba "Configurações e membros",
  2. Escolha a opção "Minhas conexões";
  3. Localize o Google Drive na lista de aplicativos disponíveis;
  4. Selecione "Conectar";
  5. Faça o login com a sua conta do Google.
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Ao conectar o Google Drive ao Notion, você terá acesso direto aos seus arquivos armazenados na nuvem e pode identificá-los como nas suas páginas e documentos no Notion.

5. Importar arquivos do Trello

O Notion permite importar arquivos de vários programas e em diferentes formatos. Essa opção ainda inclui possibilidade de importar conteúdo do Trello, espécie de concorrente da plataforma.

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Para importar arquivos no Notion pelo computador, siga os seguintes passos:

  1. Selecione o botão "Importar" (Importar);
  2. Confira a lista de opções de importação disponíveis;
  3. Selecione a opção relevante para o formato do arquivo que deseja importar.

Ao escolher a opção "Trello" ou qualquer outra ferramenta da lista, o Notion guiará você pelo processo de importação. Geralmente, é preciso realizar o login na conta da plataforma de origem e selecionar os projetos ou arquivos específicos que deseja importar.

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Nos dispositivos móveis, apenas é possível importar links diretamente de outras plataformas. Para isso, basta tocar em "+" em um documento e selecionar a opção de integração para importar um arquivo.

Se você quiser aproveitar mais recursos da ferramenta, confira seis dicas para personalizar o Notion.