CASE | Como a Coca-Cola FEMSA inovou seu setor de compras

A Transformação Digital das empresas tem ganhado corpo e chegado aos mais variados setores. Um deles é o departamento de compras - frequentemente deixado de lado quando o assunto é inovação.

Mesmo dentro de empresas estruturadas, o setor mantém uma rotina pouco produtiva para os negócios. Sem processos automatizados e, muitas vezes, sem otimização de negociações, os colaboradores da área acabam focando em atender constantemente os pedidos dos clientes internos, deixando de lado a parte estratégica.

A mexicana FEMSA, líder mundial em comercialização de bebidas e a maior engarrafadora de produtos Coca-cola do mundo, era uma dessas grandes corporações que, apesar do sucesso, batia cabeça na área de abastecimento.

“Fizemos uma análise e percebemos que a forma como a gente comprava a matéria-prima era diferente de como a gente comprava itens indiretos. Com a matéria-prima tínhamos uma organização centralizada e podíamos otimizar as negociações, com os itens indiretos, não”, comentou Jorge Torres, diretor de abastecimento estratégico da FEMSA, durante SAP Ariba Live, evento da companhia que aconteceu em Austin, nos Estados Unidos.

Com a ajuda da solução SAP Ariba, a companhia automatizou cerca de 80% de suas compras por meio do software. Os compradores ganharam outros papéis, muito mais voltados a negociações estratégicas para a empresa. Os novos contratos foram centralizados nas sedes de cada país e as 300 distribuidoras e 48 fábricas da FEMSA conseguiram um fluxo de compras muito mais rápido.

Inovação

Com a nova rotina, Jorge conta que a FEMSA conseguiu iniciar um projeto-piloto que tem tudo para mudar positivamente o rumo da companhia no mundo. Antigamente as garrafas retornáveis eram pesadas e usavam bastante matéria-prima para serem confeccionadas. Isso porque a empresa supunha que cada recipiente era preenchido 40 vezes ao longo de sua vida útil.

No entanto, com a aplicação de códigos QR nos vidros, eles conseguiram contabilizar quantas vezes o mesmo frasco passou pela esteira de preenchimento e perceberam que, na verdade, cada garrafa é usada cerca de 14 vezes. Sendo assim, com a ajuda da tecnologia, eles passaram a produzir vidros mais leves e consequentemente mais baratos.

“Este é um exemplo de como a área de abastecimento pode inovar. Isso só foi possível porque as pessoas tiveram mais tempo para pensar em melhorar custos. Trata-se de um projeto a longo prazo, mas que deve ter futuro inclusive em países desenvolvidos que não têm o hábito de usar garrafas retornáveis como os Estados Unidos”, disse.

Desafio

Ainda que o resultado final da implementação do Ariba tenha sido ótimo, nas palavras do próprio executivo, o processo de mudança de um setor tão enraizado não foi fácil. Segundo ele, a parte mais difícil foi convencer os funcionários a mudar a forma de comprar. Todos estavam acostumados com um rosto de compras, mas com a chegada do Ariba, eles passaram a comprar sozinhos por meio do sistema.

“Por exemplo, se um engenheiro precisa de um motor, ele entra no sistema, localiza, coloca no carrinho de compras e pronto! Ele não precisa mais de alguém para fazer suas compras periódicas e nem para acompanhar o pedido. Ele vê onde está o motor, quando chega, tudo automático e sem burocracia”, finalizou.

A FEMSA iniciou a implementação há quase dois anos e meio no México e há seis meses na Colômbia. No Brasil, o processo terminará em julho e até o fim do ano vão implementar o Ariba no Uruguai e Argentina.

*A jornalista viajou para Austin (EUA) a convite da SAP Ariba.