Os novos recursos do Trello e um bate-papo com o cocriador da plataforma

Uma das ferramentas de gerenciamento de trabalho mais usadas no Brasil, o Trello é o queridinho daqueles que gostam de manter seus projetos organizados em cartões digitais, que você pode movimentar pra lá e pra cá, de acordo com a evolução da tarefa. Tal é o sucesso da plataforma, que ela, globalmente, quase triplicou o número de usuários desde que foi comprada pela Atlassian, em 2017, atingindo mais 50 milhões de adeptos. E a crise gerada pela COVID-19, que obrigou profissionais e estudantes a trabalhar / estudar em regime de home office, fez com que seu uso crescesse ainda mais.

O problema é que este o crescimento dos ambientes remotos de trabalho fez com que as comunicações ficassem cada vez mais fragmentadas. Com isso, a confusão sobre as responsabilidades de cada um também cresceu. "E tudo isso, agora, com ainda menos oportunidade de recorrer ao seu colega, uma vez que conversas casuais no refeitório e perguntas informais no café não são mais uma opção conveniente para ganhar clareza na execução das tarefas", afirmou Michael Pryor, co-fundador e chefe do Trello, em entrevista ao Canaltech (veja mais abaixo)."E isso vale tanto nas empresas, quanto nas escolas, onde nossa ferramenta também cresceu em número de usuários".

Saiba onde estão seus projetos

Pensando no combo "Organização / Comunicação", o Trello anunciou o lançamento de novos recursos para usuários das versões Business Class e Enterprise. O primeiro são as chamadas listas de verificação avançadas, que permitem às equipes saber onde estão seus projetos, especificando sobre o papel de cada um nas tarefas.

Na atual versão da plataforma, uma equipe pode usar um board para cada projeto, acompanhando cada etapa dele em um cartão separado. Agora, usando listas de verificação avançadas, um projeto, mesmo daqueles bem grandes, pode ser dividido em tarefas gerenciáveis, todas alojadas em um cartão. Com o novo recurso, cada tarefa pode ser atribuída a um proprietário único, que terá o seu próprio prazo de entrega, garantindo um claro senso de responsabilidade a cada envolvido. Dessa forma, o trabalho avança e mesmo os grandes projetos não parecerão mais tão assustadores assim na hora de atribuir o papel de cada um e sua execução de forma mais ordenada.

"As listas de verificação avançadas trazem um novo nível de detalhe ao Trello, mas sem perder a simplicidade, que é a marca registrada da plataforma, mesmo em trabalhos complexos", afirmou Pryor. "Imagine que você use um quadro para cada projeto e nele há 50 cartões, cada um representando uma tarefa ou uma fase desse projeto. Com as listas de verificação avançadas, passa a ser possível condensar todos esses cartões em itens de lista de verificação em um único cartão. A partir daí, você pode consolidar todos os cartões do seu projeto em um board. Isso significa que os líderes de equipe agora têm um único local para visualizar e acompanhar vários projetos ao mesmo tempo", completa o especialista.

O criador do Trello afirma ainda que caso o item da lista de verificação esteja ganhando "vida própria", originando subtarefas, é possível converter esse mesmo item em um cartão. Dessa forma, as informações do membro designado e da data de vencimento são transferidas para o novo cartão.

Para completar, o emparelhamento de listas de verificação avançadas será integrado com o Butler, o mecanismo de automação do Trello. Com isso, será possível automatizar as próximas etapas dos projetos com base nas ações executadas em uma lista de verificação. Isso evita que processos críticos sejam esquecidos em um fluxo de trabalho e garante que as pessoas certas sejam informadas a cada passo do caminho.

Não perca o foco do que precisa ser feito

Localizada na tela inicial do Trello, a seção 'Seus itens' é outro novo recurso da plataforma. Ele agrega todas as tarefas atribuídas a um membro da equipe em um único local. Dessa forma, a funcionalidade facilita a lembrança do que é preciso fazer, mesmo quando há interrupções para execução de outros afazeres não necessariamente relacionados.

Segundo Pryor, o recurso "Seus itens" também se mostra útil para os líderes do projeto, que são constantemente solicitadas a supervisionar e aprovar projetos. "Como disse um usuário beta, que testava nossos novos recursos: 'Preciso que meus funcionários definam tarefas de revisão e revisão de feedback para mim e definam as datas que eles idealmente querem ver tudo concluído. Eu realmente só queria uma lista vertical em ordem de datas para marcar e prosseguir. Agora, tenho tudo isso mais claro'.”

As Listas de verificação avançadas, bem como a funcionalidade "Seus itens" estão disponíveis para os clientes Trello nas versões Business Class e Enterprise. No entanto, qualquer usuário pode experimentar os recursos gratuitamente através de um teste gratuito de 14 dias da edição Business Class da plataforma.

Um bate-papo com Michael Pryor, cocriador do Trello

Enquanto apresentava os novos recursos do Trello, Michael Pryor, cocriador e head da plataforma na Atlassian (empresa que controla a ferramenta desde janeiro de 2017, quando a comprou por US$ 425 milhões), falou com o Canaltech sobre algumas características do Trello, seus usuários e o futuro do trabalho pós COVID-19. Confira abaixo o papo:

Canaltech: O Trello é uma ferramenta que pode ser usada dentro e fora dos escritórios. Com o aumento do home office causada pela COVID-19, vocês registraram um aumento no número de usuários?

Michael Pryor: Sem dúvida, o coronavírus causou um aumento no número de usuários. Mas esse crescimento já vem um longo caminho. Posso dizer que vimos um salto significativo no número de inscrições no Trello recentemente, com um pico de aumento de 73% em meados de março. E é interessante notar que o uso da ferramenta cresceu fortemente não apenas no ambiente corporativo, mas também nas escolas, com professores e pais usando-a para organizar melhor as tarefas e os trabalhos escolares remotamente. Para que todos enfrentem essa adaptação sem traumas, oferecemos também um guia de como estruturar seu time e fazer o trabalho remoto dar certo.

CT.: Cada país deve ter suas particularidades no uso do Trello. Quais os recursos os brasileiros mais gostam de usar?

M.P.: Curiosamente, não há diferenças drásticas no modo de uso do Trello em cada país. Mas, no caso dos brasileiros, notamos que eles usam muito a plataforma no modo mobile em comparação a outros países. Além disso, provavelmente por causa da baixa qualidade da internet, muitos de vocês pediram um modo offline no Trello. E adicionamos o recurso.

C.T.: Em tempos em que o home office cresceu exponencialmente por causa da COVID-19, muitos trabalhadores podem se sentir isolados e há o risco de uma queda de produtividade. Como as empresas devem responder a isso?

M.P.: Acima de tudo, elas devem agir com transparência e confiança em relação ao funcionário. E, tão importante quanto, elas também devem investir em comunicação. Se, normalmente, no escritório, você vê a pessoa, sorri e se comunica com ela, no home office faça a mesma coisa. Marque também mais reuniões individuais, mesmo remotamente. Reúna as pessoas mais frequentemente, toda semana. Faça com que as suas equipes sintam-se integradas, com o mesmo senso de pertencimento, como se estivessem todos no escritório.

C.T.: E como vocês fazem isso na Atlassian (controladora do Trello)?

M.P.: Aqui na Atlassian usamos diversas ferramentas. Desde o Slack para falarmos um com os outros, mas também o Zoom porque queremos ver os rostos, queremos um contato mais humano. Além disso, procuramos não medir as horas que as pessoas trabalham, e sim o trabalho que elas fazem. Queremos acompanhar as discussões que estão acontecendo mundo fora e estamos construindo ferramentas para que as pessoas vejam esses fatores.

C.T.: Na sua opinião, o trabalho remoto mudará após a crise do coronavírus?

M.P.: Já temos lições importantes a tirar dessa crise. E estamos discutindo isso por anos. Mas essa é uma oportunidade e tato para as empresas abraçarem e mudarem de vez suas práticas, finalmente aproveitar a ocasião para tornarem-se verdadeiramente digitais. E entender onde estão os gargalos, para adotar melhores práticas, melhorar comunicação e a transparência. Essas práticas trarão benefícios dentro e fora do escritório.

Tome como exemplo o Zoom: você recriou um modo de fazer com que as ideias da empresa cheguem a todos. Você pode, por exemplo, gravar uma reunião e enviar a todos os seus colaboradores. Todos na mesma página. Essa é a ideia do Trello também. Todos trabalhando juntos de uma forma mais dinâmica e colaborativa. Acho que essa é uma das principais lições que você pode tirar dessa crise.

C.T.: - E qual o futuro do Trello? Quais ferramentas e recursos a plataforma pode ter em alguns meses ou anos? Chamadas de vídeo, por exemplo?

M.P.: Nós recebemos mensalmente muitos pedidos para inserir novos recursos no Trello. E muitas dessas demandas estão focadas em funcionalidades colaborativas, onde todos podem participar e monitorar a execução de uma tarefa, mas sem perder o foco na organização. Ferramentas colaborativas são o "novo normal". E os dois recursos que apresentamos hoje vêm nessa tendências.

C.T.: E como foi a ideia de criar o Trello? Qual foi a sua inspiração?

M.P.: Nós (Michael Pryor e Joel Spolsky, criadores do Trello) vimos que muitas pessoas usavam notas de papel, post-its, para se organizar nas tarefas. Era muito comum e, sejamos justos, funcionou por décadas. Com isso, pegamos essa prática e transformamos em algo digital, sempre baseado em cards, inspirados nos post-its que muitos usavam. Mas, acima de tudo, tínhamos em mente que o Trello teria de ser algo para todos, que funcionasse para todos.

E deu certo! Nós conseguimos alcançar as pessoas, mesmo aquelas que não são especialistas em tecnologia. O Trello passou a funcionar muitíssimo bem para resolver uma série de problemas e, principalmente, para manter todos na mesma página. O resto é história... que nos continuamos a escrever [risos].