Como tornar suas reuniões mais produtivas

O mercado de trabalho muda rápido com a tecnologia. Nos últimos anos, uma das principais inovações que se viu na força de trabalho foi em sua geografia, com colaboradores de várias partes do mundo trabalhando juntos e muitos em casa.

Assim, dependendo do alcance da sua empresa, é difícil organizar uma reunião com todos presentes e focados apenas nela. Para tirar o máximo do tempo da sua equipe, o CIO organizou algumas dicas para tornar as suas reuniões o mais produtivas possível.

O Departamento de TI deve escolher as ferramentas de colaboração certas

"Empresas precisam prestar atenção na forma como seus funcionários trabalham para escolher uma tecnologia que incentive sua colaboração", diz David Lee, vice-presidente de administração de produtos da RingCentral, empresa especializada em cloud computing.

"Conectar a força de trabalho moderna e trabalhadores com conhecimentos modernos a fim de aumentar a produtividade tem tudo a ver com a compreensão de como os usuários trabalham nessa nova, distribuída e globalizada economia empresarial", afirma.

"Uma das maiores mudanças para os trabalhadores tem sido a explosão da mobilidade e aumento da confiança em aparelhos móveis e BYOD. Assim, você tem que achar maneiras de ajudar os colaboradores a usar os aparelhos e ferramentas que eles querem a fim de conseguir os resultados em produtividade que você deseja", completa o executivo.

Adote a tecnologia para aumentar a produtividade

Isso significa abraçar ferramentas como conferências de vídeo, webcasting, chat ao vivo, tecnologias de reuniões móveis, bem como chamadas tradicionais de conferência e até mesmo SMS e mensagens de texto.

"Um dos nossos clientes olhou a forma como a geração mais jovem de colaboradores de sua empresa estava se comunicando e percebeu que enviar mensagens de texto era padrão das ferramentas de comunicação daquele grupo de trabalhadores", explica Lee. "Assim, eles introduziram o SMS como forma de atrair os candidatos que eles queriam trazer para a companhia. Muitas dessas tecnologias não são mais inaceitáveis em práticas corporativas porque aumentar a produtividade significa que você tem que planejar a tecnologia de acordo com os hábitos dessa força de trabalho moderna".

E se a sua empresa está preocupada com os custos dessas ferramentas colaborativas, na verdade elas tendem a diminuí-los a longo prazo, além de aumentar a produtividade.

De acordo com Rob Bellmar, vice-presidente executivo da InterCall, o custo da tecnologia para organizar reuniões é muito menor do que o que se gasta em tempo e pessoal em um encontro tradicional. "Sim, existem custos iniciais de investimento, mas tantos negócios já tentaram cortar custos com outsourcing, permitindo que colaboradores trabalhem remotamente, diminuindo o pessoal - mas quanto eles realmente economizaram se não conseguem fazer todas essas pessoas trabalharem juntas e colaborarem?", questiona.

"Fazer o máximo com o tempo gasto em uma reunião e colaborando pode economizar dinheiro, dor de cabeça e impulsionar o crescimento, e esse é que deve ser o foco", conclui.