14 dicas para criar um escritório sem papel

Apesar de muitos negócios já terem a capacidade de oferecer um computador para cada funcionário, o "escritório sem papel" ainda parece uma utopia. Montanhas e montanhas de lixo de papel se acumulam todos os anos pelo mundo corporativo, especialmente em empresas pequenas. A CIO dá algumas dicas de como deixar para trás essa relíquia do passado.

As limitações de um escritório sem papel

Antes de tentar eliminar o papel completamente da sua vida, tenha em mente das limitações dessa prática. Em alguns lugares, especialmente no Brasil, motivos legais podem tornar impossível a vida sem papel. Escritórios de advocacia e contabilidade, por exemplo, não são bons candidatos a essa prática.

Ainda, rabiscar, para muitas pessoas, é uma ótima forma de organizar os seus pensamentos. Já existem algumas tecnologias que tentam substituir o papel dessa forma, mas talvez elas nunca sejam iguais à sensação de uma caneta ou lápis.

Assim, você provavelmente não vai conseguir se livrar completamente dele, mas pode reduzir significativamente o seu uso.

Veja algumas dicas:

1. Mantenha guardado o número de páginas impressas por pessoa, escreva um relatório mensal e mande para todo mundo por e-mail.

2. Torne menos conveniente imprimir. Reduza o número de impressoras no seu escritório utilizando apenas uma máquina que seja capaz de imprimir em volume maior e a coloque em um local central. Sem impressoras em suas mesas, há menos possibilidade de seus colaboradores imprimirem bobagens sem motivo. Isso também ajuda a controlar custos.

3. Faça requisição de relatórios digitais para bancos e provedores de serviço. Pague suas contas online.

4. É uma solução pouco tecnológica, mas incentive a reutilização e reciclagem de papel. Uma caixa vazia para coletar documentos não confidenciais para serem reciclados pode ajudar, assim como assinaturas de e-mail que desencorajam impressões desnecessárias.

Repense processos-chave do seu negócio

Se você quer diminuir substancialmente o uso de papel, não tem como evitar fazer algumas mudanças em suas práticas de negócio. Faça uma análise e veja que processos podem ser realizados sem papel.

5. Evite assinar documentos físicos, especialmente se forem internos. Até para contratos externos, a necessidade de uma assinatura é mais uma formalidade do que um requerimento legal.

6. Coloque documentos internos em uma wiki ou em armazenadores como o Google Drive e o Evernote. Este último permite compartilhar cadernos inteiros de notas, o que é útil para disseminar tanto materiais estáticos como dinâmicos, como notas de uma reunião ou a agenda de um funcionário.

7. Descarte completamente o fax do seu negócio e substitua formulários de papel por formulários digitais em PDF que possam ser submetidos por um navegador web. O PDFescape, por exemplo, é uma ferramenta grátis que permite criação de formulários desse tipo. Além dela, há softwares pagos, como o Nitro Pro 9 e o Acrobat XI, que possuem opções mais sofisticadas.

Invista em uma infraestrutura que permita um escritório sem papel

Conseguir a infraestrutura correta ajuda muito na busca do escritório sem papel. Abaixo vai uma lista de softwares, ferramentas e peças de hardware que podem ser úteis para alcançar essa meta.

8. Considere um monitor duplo. Um motivo comum para as pessoas imprimirem documentos é a necessidade de verificar dois arquivos ao mesmo tempo. Você pode evitar impressões desnecessárias com um monitor duplo nas suas estações de trabalho. Dar duas ou até três telas para os funcionários melhora a produtividade, e, considerando a durabilidade de um monitor LCD, esse é um investimento que só precisa ser feito uma vez.

9. Para trabalhar com fornecedores e comerciantes que insistem em usar o fax, assine um provedor online de fax que irá enviar por e-mail para você qualquer coisa que você receba. Esse mercado inclui várias opções grátis e pagas que essencialmente acabam com a necessidade de uma máquina de fax. Por exemplo, a opção paga do eFax permite que usuários mandem até 150 páginas por mês por mensagem de e-mail, através de um portal online ou por um aplicativo de celular.

10. Digitalizar notas de papel e literatura impressa torna mais fácil compartilhar documentos eletronicamente e acaba com a tentação de fazer fotocópias. Além de scanners tradicionais, nos últimos anos têm surgido opções mais portáteis, como o Doxieflip, que se encaixa para escanear superfícies que poderiam não caber em um aparelho comum.

11. Softwares de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) transformam páginas estáticas e documentos PDF em arquivos editáveis. Por exemplo, o ABBYY FineReader transforma PDFs e fotos digitais em arquivos para Word, Excel ou PDF com busca.

12. Para aqueles casos em que é inevitável usar papel, escolha o óbvio: procure imprimir nos dois lados. Impressoras com essa funcionalidade estão cada vez mais comuns, e são apenas ligeiramente mais caras que as normais.

Aumente a produtividade sem papel

Claro, digitalizar documentos não é apenas sobre reduzir custos e ajudar o meio ambiente, mas pode ser também uma forma de aumentar a sua produtividade.

13. Existem vários aplicativos de smartphone, como o CamCard e o WorldCard Mobile, que leem o conteúdo de um cartão de visitas e criam uma versão digital do seu conteúdo.

14. Para negócios que não tenham um scanner, aplicativos como o TurboScan e o ScannerPro são capazes de capturar documentos com a câmera de um smartphone. Esses documentos podem depois ser armazenados na nuvem, onde podem ser compartilhados e vistos por outras pessoas em seus próprios smartphones e tablets.

Diminuir o uso de papel é uma prática constante que requer uma série de esforços para estabelecer uma cultura que vê com maus olhos o desperdício de recursos. Negócios devem não apenas tentar diminuir o seu uso de papel, mas devem incentivar a digitalização a fim de colher todos os seus benefícios.