Como otimizar as reuniões profissionais

Hoje em dia é fato que muitas das conferências que levariam muito tempo para acontecer podem ser feitas via ligações telefônicas, Skype ou outras formas de comunicação facilitadas pela tecnologia. As reuniões presenciais, contudo, continuam sendo muito importantes, ainda que muitas pessoas tenham perdido esse hábito. Foi pensando nisso que o Huffington Post publicou um artigo sobre como otimizar os encontros profissionais.

1. Conheça seu objetivo: Por que você está reunindo? Se não tiver um resultado em vista, provavelmente vai deixar o encontro se sentindo como o tempo poderia ter sido melhor gasto. Para utilizar melhor o período em que vai estar reunido, é preciso começar já sabendo seu objetivo, que pode ser desde averiguação, coleta de informações, prospecção e até mesmo saber mais sobre seu próprio trabalho e função. Seja qual for a razão, tenha sempre algumas perguntas já anotadas sobre a relevância do que quer abordar.

2. Defina um horário para o término da reunião e compartilhe-o: Se você tem uma reunião às 14h e é a última do dia, sem outros compromissos marcados, é bem possível que extrapole o tempo combinado. Se há três horas livres após um hora combinada de encontro, provavelmente a conferência tomará mais tempo do que deveria. Isso não é bom para o restante da agenda, portanto, tome algumas medidas para evitar que a reunião exceda o tempo previsto. Uma das sugestões é programar o telefone com um alarme, evitando assim que você olhe o tempo todo para o relógio.

3. Esteja totalmente presente: Outros telefonemas, aniversários, casamentos, dinheiro, peso, filho doente em casa, estudos, viagens... Todas essas preocupações podem diminuir ainda mais a qualidade do encontro profissional se você não se concentrar nas tarefas das quais vai falar a respeito. Reserve um momento antes de cada reunião para se concentrar e estar totalmente presente quando ela acontecer. Há um mundo enorme que pode ser preenchido em apenas uma hora e a pessoa em frente a você merece sua completa atenção. Passe três minutos fazendo exercícios de respiração profunda ou ume rápida meditação. Vale até colocar uma música para mudar seu humor. Jogue para fora o que te deixa estressado (mas não na pessoa com quem vai se reunir) e tenha uma grande conferência. Lembre-se sempre de como você quer se sentir ao final desse encontro e como quer que outras pessoas com quem está se reunindo se sintam.

São pequenos e simples passos, que podem ser feitos por qualquer um. O texto foi escrito por Honorée Corder, especialista em crescimento de negócios e desenvolvimento pessoal.