Veja algumas dicas do Google Drive e Gmail que vão te ajudar a trabalhar melhor

Por Raphael Andrade

Se você utiliza a internet com certa regularidade, já deve ter percebido que o Google é extremamente poderoso, assim como seus recursos. Poucas pessoas conhecem tudo o que a empresa oferece para seus consumidores. Talvez você já tenha ouvido falar de um serviço do Google chamado “Google PubSubHubbub Hub”, talvez não.

Embora todos nós utilizemos os produtos do Google todos os dias e conhecemos um pouco sobre como lidar com alguns serviços como Google Earth, Gmail, Google Acadêmico, entre outros, todo mundo sempre gosta de conhecer algumas novas dicas que podem ajudar (e muito!) no dia a dia. Por isso, trazemos aqui algumas dicas e macetes do Google Drive (e Gmail) que podem te ajudar. Veja:

1 - Arrume a ordem dos aplicativos do Google

Google Drive

Primeiro, faça login na sua conta Google. Depois, clique no link das caixas de aplicativos e selecione o botão Mais.

Arraste os produtos que você mais usa para o topo do menu e tenha um acesso mais fácil a estes aplicativos. Você também pode pegar os apps do topo e colocá-los mais abaixo, para livrar a área inicial de produtos que você não usa com tanta frequência.

2 - Desenhe e procure caracteres especiais

Google Drive

Os recursos Google Docs, Apresentações e Desenhos permitem que você insira caracteres especiais e símbolos em uma grande variedade de categorias. Ao invés de procurar por eles no menu em cascata, use palavras chave e a caixa de desenho livre.

Clique em Inserir no menu e selecione Caracteres Especiais. Em Apresentações ou Desenhos, seu cursor deve estar em uma caixa de texto. Digite uma palavra chave ou desenhe com seu mouse dentro da caixa. Você pode sempre clicar no botão de recarregar e apagar um desenho para começar outro.

Os resultados de pesquisa mostram uma prévia. Selecione qualquer caractere especial que você queira inserir no seu documento.

3 - Digite com sua voz e poupe tempo

O Google Drive te oferece uma maneira eficiente de completar seus documentos de uma maneira bem legal: digitação por voz. Embora esse recurso esteja disponível apenas no navegador Google Chrome, o reconhecimento de voz para texto é naturalmente bem feito e te ajuda a não ter que utilizar programas mais caros e complicados de usar, como o "Dragon Naturally Speaking".

Porém, essa dica não é apenas para os documentos do Google Drive. Você pode facilmente usar o recurso de voz para responder e-mails e poupar o dobro de tempo que você costumava gastar escrevendo. Se você quiser fazer isso, é só usar o recurso de voz no documento do Google Drive e copiar e colar o texto no seu e-mail.

Para acessar o recurso, abra um documento no Google Docs e clique em Ferramentas > Digitação por voz.

Uma caixa pop-up de voz irá aparecer. Clique no microfone e pressione CTRL + SHIFT + S (ou CMD + SHIFT + S se estiver usando um Mac) no teclado. Fale em velocidade normal em um ambiente com pouco barulho.

A página de ajuda do Google também indica como corrigir erros enquanto digita, e como usar da maneira certa as frases e adicionar pontuação enquanto dita o texto.

Outra opção que você também tem é adicionar um atalho para a página de demonstração do API de voz para Web. Ele tem até mesmo botões de Copia/cola e Criar e-mail.

4 - Use o recurso de voz para editar e formatar documentos

A atualização recente ao Google Drive transforma o recurso de voz em algo ainda mais poderoso. Você pode usar sua voz para não apenas escrever documentos, mas também para editá-los. Digite um documento (ou dite-o) e então faça uma edição básica sem tocar no teclado.

Diga o comando "Ajuda com comando de voz" e a página de suporte é aberta para mostrar todas as funções de edição que podem ser feitas utilizando a voz. Deste modo, você consegue terminar de formatar seus arquivos de forma ainda mais rápida.

Não se esqueça que o Google oferece suporte a mais de 48 idiomas e sotaques.

5 - Substitua um arquivo no Google Drive e continue usando o mesmo link de compartilhamento

Google Drive

O Google Drive te ajuda a gerenciar revisões em documentos do Google com facilidade. Mas, e para documentos como PDF que não são nativos do Google Drive? O que acontece com um PDF compartilhado, texto, imagem, ou arquivo de vídeo se você decidir atualizado? Você precisa enviar os links de compartilhamento novamente?

A resposta mais curta é "não".

Você pode substituir o arquivo antigo por uma nova versão atualizada sem a necessidade de fazer todo o processo de enviar novos links para compartilhar o documento.

Faça login na sua conta do Google Drive e selecione o arquivo que você gostaria de atualizar. Clique com o botão direito em cima do arquivo. Escolha a opção Gerenciar Versões e depois escolhar a opção Fazer upload de nova versão para subir o arquivo atualizado e substituir o antigo no Google Drive.

A URL compartilhada não irá mudar, e seus contatos ainda poderão acessar o novo arquivo com o antigo link de compartilhamento.

6 - Quando você estiver muito ocupado, aperte o botão pausa

O truque para ter uma produtividade boa no Gmail é saber quando ler, responder e quando não fazer nada. O Gmail tem um botão de "mudo", mas ela não vem embutida no serviço de mensagens. Mas, o recurso Inbox by Gmail tem o que você precisa.

Você pode acreditar na sua própria disciplina ou escolher várias das extensão que o Chrome oferece, como Gmail Snooze ou Snooze Your Email.

HitMeLater é uma opção simples para você. Envie um e-mail para 24@hitmelater.com e ele o reenviará para você 24 horas depois. Você pode trocar o "24" por qualquer outro número de horas que você precise. A conta básica é gratuita e deixa que você selecione a quantidade de horas até 24.

7 - Uma maneira simples para enviar lindos Gmails na formatação HTML

Google Drive

Você pode fazer a mão e-mails em HTML em um Editor HTML e copiar e colar o resultado no Gmail. Quando você não usa tags HTML, body e head, o Gmail renderiza as tags de conteúdo perfeitamente. Uma maneira mais fácil de fazer isso é usar a ferramenta Send HTML Mail.

Você também pode usar o Google Docs com o Gmail para enviar e-mails em HTML. Escreva seu e-mail no Google Docs e depois copie e cole-o no Gmail.

8 - Edite qualquer foto do Google Drive com o Google Fotos

Google Drive

Existe muitas coisas legais que você pode fazer com o Google Fotos. Editar direto do seu Google Drive é uma delas. O Google Fotos é uma mão na roda quando você quer deixar suas imagens um pouco mais bonitas com as opções de filtros disponíveis no programa.

Note que se você editar as imagens no Google Fotos, as mudanças não serão mostradas no Google Drive.

Primeiro, faça login no Google Fotos e clique no ícone de menu

Clique em Configurações e ative a opção Mostre as fotos e os vídeos do Google Drive na sua biblioteca do Fotos.

O Google Drive e o Google Fotos tem propósitos diferentes quando o assunto é guardar imagens. O relacionamento entre os dois é meio confuso, então você deve tomar cuidado na hora de escolher em qual serviço guardar seus arquivos.

Qualquer foto do Google Drive pode ser inserida facilmente em documentos, planilhas e apresentação. Use uma pasta própria para sincronizar os arquivos.

O Google Fotos, por outro lado, já é pensado para fazer backup das suas fotos e vídeos. Edite e compartilhe suas imagens e as organize em álbuns por várias categorias.

9 - Anexe fotos no Gmail do Google Fotos

O Gmail ainda não tem um processo de um clique para anexar uma imagem dos álbuns do Google Fotos. Mas você pode fazer isso utilizando o Google Drive como ponte. Tire vantagem do recurso que permite que você crie uma pasta do Google Fotos dentro do Google Drive.

Faça login no seu Google Drive. No topo direito da páginas, clique no ícone da engrenagem e depois em Configurações. Depois, selecione a caixa que diz Criar uma pasta para o Google Fotos e salve as alterações. Assim, todos os arquivos do Google Fotos poderão ser acessados na pasta do Google Photos no Google Drive.

Google Drive

Agora você pode facilmente anexar qualquer arquivo do Google Fotos em um e-mail. Use a opção Inserir do Drive no Gmail, então escolha a pasta do Google Fotos. Selecione as fotos que você quiser anexar.

10 - Faça uma rápida auditoria de segurança em exatos dois minutos

Google Drive

O Google fez a contagem de tempo e você também pode. A companhia lançou uma iniciativa de Check Up de Segurança no Dia da Internet Segura 2016. Embora a oferta de armazenamento extra gratuito de 2 GB expirou no dia 11 de fevereiro, você ainda pode fazer uma checagem rápida das configurações de segurança do seu Google Drive.

Para fazer a auditoria, é só clicar aqui e fazer login com sua conta Google.

Curtiu as dicas? Então não espere mais e coloque as em prática! É certo que sua produtividade irá aumentar muito!