Sete maneiras de não perder tempo nas reuniões de empresa

Seja em uma empresa, escola, ou mesmo num clube, todo mundo já passou por isso: reuniões longas, chatas e, o pior de tudo, não produtivas. E o problema parece já ter virado uma epidemia. Segundo pesquisa da empresa Bain & Company, por meio da ferramenta de análise VoloMetrix, as grandes empresas dos Estados Unidos estão gastando milhões de dólares em horas não produtivas. Para uma companhia em particular analisada no estudo, reuniões de gerenciamento tomaram até 300 mil horas da carga horária dos funcionários da empresa, o equivalente a um executivo trabalhar full-time por 144 anos.

Então, se você quer impedir que seus recursos e seu tempo seja desperdiçado com reuniões e encontros que não vão acrescentar em nada, existem alguns passos que você pode seguir para ajudar seus negócios a continuarem seguindo em frente.

1 - Entendendo os estágios de crescimento de uma empresa

Antes de começar a mexer em pontos da sua empresa, é importante entender como ela foi criada e como ela cresceu ao longo do tempo:

Fundação: sua startup começa com um pequeno grupo de pessoas, todas se comunicando rapidamente e sem problemas. Reuniões raramente são planejadas, já que todo mundo sabe o que deve ser feito na rotina diária do escritório

Infância: Você acaba de contratar seu décimo empregado. As pessoas não trabalham mais na mesma sala. O CEO não gerencia mais todos os projetos ou lida com todos os funcionários pessoalmente. Assim, a comunicação começa a se deteriorar. Erros que seriam evitados pela equipe inicial agora já começam a acontecer.

Adolescência: Depois de ter contratado seu 30º funcionário, você tem várias equipes na empresa e talvez dois ou três níveis hierárquicos. Nesse ponto, o CEO precisa começar a comunicar ativamente sua visão e direção da companhia, e reuniões começaram a ser a maneira padrão de arranjar tempo na agenda agitada dos empregados.

Idade adulta: Você tem mais que 100 empregados e não sabe o nome de todos eles. Agora, você está ainda mais longe da linha de frente das equipes. Problemas de alinhamento com os funcionários parecem aparecer de todos os lugares. Políticas de trabalho, hierarquia e burocracia começam a estar cada vez mais presentes na companhia e as tomadas de decisão se tornam bem mais lentas, acabando com qualquer chance de inovação. Reuniões se tornaram uma grande perda de tempo, mas elas parecem ser parte fundamental do DNA da sua empresa.

Pela época que sua empresa chegar nesses últimos estágios, muitos dos novos membros da sua empresa vêm de uma cultura de reuniões, e pensam que essa é a única maneira que as coisas podem ser feitas. Ao mesmo tempo, a mentalidade por trás dessas reuniões é ruim. Os funcionários começam a reclamar das repetições, enquanto outros utilizam essas ocasiões para exercer seu poder de influência. Antes que você perceba, reuniões se transformaram em sinônimo de baixa produtividade e tensão. O pior de tudo é que parece que quando você atinge esse ponto, não há mais volta.

2 - Minimize a estrutura organizacional

Com cada camada extra de gerenciamento, ideias verdadeiramente inovadoras tem mais dificuldade de se manterem vivas através dos processos de comunicação. Por outro lado, companhias como WordPress e Valve tiveram sorte em manter a estrutura organizacional delas em esquema horizontal. Manter a estrutura de comando menos vertical irá ajudar a abrir canais de comunicação dentro da sua empresa e garantir que boas ideias não sejam perdidas.

3 - Crie um ambiente de colisões aleatorias

Uma pesquisa recente mostrou que 70% dos profissionais entrevistados trabalham em projetos que requerem a colaboração de diferentes equipes, diferentes departamentos e mesmo colaborações externas. Arrumar seu espaço de maneira que encorage conexões entre diferentes times numa maneira para evitar que a separação ocorra. Salas de jogos, salas de café ou mesmo espaços de descontração são perfeitos para isso.

4 - Apoie atividades fora do trabalho

De acordo com um relatório da plataforma Gallup, desenvolver amizades e interconectividade no local de trabalho pode levar a um aumento de 50% na satisfação do trabalho e pode aumentar o engajamento também. Encoraje happy hours, conferências, clubes e outras atividades extracurriculares que permitam que os funcionários em equipes diferentes se conheçam e se comuniquem.

5 - Utilize ferramentas de colaboração

Tire vantagem de ferramentas como Slack ou Ryver para comunicação de equipe. Não importa qual você escolha, configure de maneira que permita que as equipes se encontrem. O Slack, por exemplo,tem crescido em popularidade. Para equipes remotas, o Google Hangouts pode ser uma boa opção; Encoraje as equipes a utilizar essas ferramentas ao invés de enviar e-mails.

6 - Corte o excesso

Geralmente, gerentes gastam em média um dia inteiro toda semana só para reuniões, e a maioria delas é desnecessária. Se a função de uma reunião pode ser resolvida por meio de um memorando, corte ela. O mesmo vai para reuniões que não tem um assunto central ou que funcionem melhores como conversas pessoalmente.

7 - Organize a maneira que suas reuniões acontecem

Crie regras sobre como reuniões podem ser chamadas, como elas acontecem, como os assuntos são discutidos e como o feedback da equipe é recebida. Assim, você não perderá tempo

8 - Transforme reuniões em algo opcional

Quando 39% dos membros da sua equipe estão dormindo nas reuniões, principalmente porque elas não são importantes. Se a pessoa não quer estar lá, provavelmente você não quer que ela esteja. Venda a importância da reunião para o seu time e aqueles que realmente a valorizam participarão dela.

Com o crescimento da sua companhia, manter-se atento a essas dicas pode resolver o problema das suas reunião serem chatas e não muito produtivas. Agora, você não deverá perder 300 mil horas.

Fonte: Mashable