10 dicas para usar melhor o Gmail

Por Felipe Demartini

Há dez anos, entrava no ar o serviço que se destacava dos outros por seu espaço de armazenamento (que na época, era de impressionante 1 GB) e acabou se tornando uma das principais soluções da empresa de tecnologia. Nascia o Gmail.

Utilizado por milhões de pessoas ao redor do mundo, o email do Google está presente em celulares, tablets e, claro, no computador. E é justamente nessa última versão que está escondida uma série de atalhos e segredos que podem facilitar e muito sua utilização, além de ajudar na organização de quem o utiliza.

Tem para todo mundo. Desde atalhos do teclado que permitem acesso mais rápido a algumas funções, até plug-ins que adicionam opções e tornam tudo mais colorido – as opções são muitas. Aqui, separamos as dez melhores dicas para quem quer deixar o Gmail bem melhor.

Cancele o envio de emails por acidente

Quem nunca clicou em “enviar” sem querer, antes de revisar uma mensagem ou antes mesmo de acabar de digitá-la? É justamente a alta incidência de erros desse tipo que motiva uma das principais extensões disponíveis no Labs, o sistema de plug-ins do Gmail. Com a instalação, você terá alguns segundos a mais para se arrepender e cancelar a chegada do texto indesejado até o destinatário.

Tutorial Gmail

Para instalar essa funcionalidade, clique no ícone com uma engrenagem, no canto superior direito da tela, e selecione a opção “Configurações”. Depois, selecione a aba “Labs”. É aqui que está uma série de características que agrega valor à experiência do Gmail e pode ser cancelada a qualquer momento, ou ser padronizada pela empresa. Para o cancelamento de mensagens enviadas, ative a opção “Cancelar envio”.

A partir de agora, toda vez que uma mensagem for enviada pelo Gmail, o botão Desfazer será exibido na parte superior da tela, ao lado da indicação de que o email foi enviado com sucesso. Mas fique atento, você terá apenas alguns segundos para cancelar a ação.

Tutorial Gmail

Aproveite a passagem pela tela do Labs para verificar outras opções de adicionais. Com certeza, você vai encontrar outras novidade que o agradarão.

Facilite a visualização de mensagens recebidas

Esse é mais um recurso que pode ser ativado pela aba “Labs”. Quem trabalha com muitas abas abertas e usa o Gmail como principal meio de comunicação sabe que, muitas vezes, manter um controle sobre as mensagens que acabaram de chegar pode ser complicado. Um pequeno reposicionamento no número de mensagens não lidas, porém, pode modificar isso.

Tutorial Gmail

É para isso que serve a extensão “Ícone de mensagem não lida”. Sua ativação adiciona um numeral logo abaixo do logo do Gmail, na aba do navegador, e permite saber sobre a chegada de novas mensagens mesmo quando o software estiver cheio delas.

Agilize o carregamento do Gmail

Outra situação bastante comum é a abertura do email pra uma consulta rápida, seja de um endereço ou de um horário marcado com alguém. E todos sabemos que é justamente nessas horas de maior sufoco que a internet decide nos falhar, recusando-se a apresentar um funcionamento rápido e confiável. Ainda bem que o Gmail também conta com uma opção para isso.

Trata-se do Modo Básico, que carrega uma versão mais simples do sistema de emails e exclui todas as interações que utilizam JavaScript. Dessa forma, muitas das funcionalidades do serviço não estarão disponíveis, mas todas as suas mensagens estarão lá para consultas e respostas rápidas.

Tutorial Gmail

Para acessar dessa maneira, digite a URL do Gmail normalmente e, quando o sistema apresentar lentidão durante o carregamento, clique em “Carregar HTML básico” no canto inferior direito da tela. Ou, se preferir, adicione “/?ui=html”, sem as aspas, ao final da URL do navegador, pressionando enter na sequência.

Faça buscas personalizadas

Assim como o sistema de buscas que deu origem à empresa gigantesca que hoje é o Google, o Gmail também conta com opções avançadas de pesquisa, que nos ajudam a encontrar exatamente o que queremos em meio a centenas de emails. Muitas vezes, pesquisar apenas por um nome ou título de email na barra superior não é o bastante.

É possível, por exemplo, buscar apenas por mensagens com anexos (digitando has:attachment na barra superior), por nomes de arquivos (filename:[nomedoarquivo]), expressões exatas (usando aspas antes e depois da frase) ou excluir termos da pesquisa, usando um hífen antes da palavra a ser excluída. Confira a lista completa do Google para mais opções avançadas.

Atalhos do teclado

TECLADO INTEGRIS

O mouse é visto por muitos como o grande responsável pela revolução na maneira como utilizamos os computadores. Para muita gente, porém, o teclado ainda constitui um grande meio de interação, com atalhos servindo como a principal maneira de se chegar mais rapidamente ao que se procura.

O Gmail, claro, está por dentro disso e também disponibiliza uma lista completa de combinações de teclas que dão acesso aos mais diversos serviços, desde a criação de novos emails até a realização de buscas ou exclusão de mensagens.

Mas fique atento, muitos deles precisam ser ativados antes do uso. Para fazer isso, clique na engrenagem localizada no canto superior direito da tela e selecione a opção “Configurações”. Logo na primeira tela, ative a opção “Atalhos do teclado” para que o sistema de email entenda que você não está apenas digitando teclas aleatoriamente. Além disso, vale a pena dar mais uma olhada no Labs e ativar a opção que permite a criação de combinações de teclas personalizadas para determinadas funções.

Organize as caixas de entrada

Em maio do ano passado, o Gmail decidiu dividir as caixas de entrada das pessoas, adicionando opções específicas que filtram os emails de acordo com diversos fins. Mensagens de redes sociais cadastradas, por exemplo, eram separadas, assim como aqueles emails que não necessariamente são spams, mas apresentam ofertas que nem sempre podem ser interessantes naquele momento.

Tutorial Gmail

O serviço também entregou nas mãos dos usuários o controle sobre quais caixas serão exibidas a todo momento. Para conhecer exatamente quais são as opções e ativá-las (ou não), clique no ícone da engrenagem e selecione a opção “Configurar caixa de entrada”. A janela aberta exibe toda as opções de filtros disponíveis e os que estão sendo utilizados no momento. Desabilitar todos eles permite o uso do Gmail em sua versão “convencional”, sem separação alguma.

Marcadores coloridos

Ainda falando em organização de caixa de entrada, é possível que o usuário, em vez de separar as coisas, prefira vê-las organizadas por categorias. É para isso que existe a função Marcadores, que permite não apenas a criação de diversos grupos de emails, como também a divisão deles em diversas cores para facilitar a visualização rápida.

Tutorial Gmail

Para criar um novo, basta levar o mouse até o menu do lado esquerdo, de forma a expandi-lo completamente. Aqui, a última opção será “Criar novo marcador”. Na tela seguinte, você deverá escolher o nome de sua categoria e também se deseja agrupá-la sob outras já configuradas.

Na sequência, também é possível configurar cores personalizadas para cada mensagem. Mais uma vez, leve o mouse até a barra na esquerda para que ela se expanda completamente. Com a seta sobre a caixa colorida à direita do Marcador escolhido, clique para ter acesso a uma série de opções que incluem não apenas tonalidades, mas também preferências de exibição.

Personalize sua aparência

Ainda falando em cores e visuais mais joviais para sua caixa de entrada, é possível utilizar temas personalizados para tornar o Gmail mais bonito ou dar a ele a cara do usuário. Basta clicar na engrenagem e escolher a opção “Temas”, que dá acesso a uma série de opções que vão desde alterações simples até modificações completas.

Tutorial Gmail

Quem quiser ir ainda mais além pode escolher uma das opções sob “Temas personalizados” para ter acesso a opções de customização que permitem o upload de fotos próprias ou a seleção daquelas que estejam arquivadas no Google+.

Alternativas automáticas

Para o Gmail, caracteres como sinais de mais ou pontos nos emails não importam nem um pouco. Somente é possível criar usuários sem tais características, mas elas também podem ser usadas para uma melhor organização da caixa de entrada e a criação de filtros que permitem a separação entre as mensagens recebidas.

Vamos supor que seu email seja canaltech@gmail.com. Ao se cadastrar em qualquer serviço web, utilize máscaras como canaltech+twitter@gmail.com, que são plenamente reconhecíveis pelo serviço, mas podem ser detectadas por filtros que separam as mensagens do que é mais importante em sua caixa de entrada.

Além disso, dá para variar a utilização do email adicionando pontos para separar nomes e sobrenomes, por exemplo, e tornar o visual melhor. Dessa forma, você poderia se apresentar também como canal.tech@gmail.com e, mesmo assim, receber todas mensagens que forem enviadas para você.

Respostas simples e diretas

Caso você, por qualquer motivo, tenha de enviar vários emails sucessivos com o mesmo texto, saiba que o Gmail tem uma opção para você – e não estamos falando dos destinatários ocultos (Cco). Trata-se da opção “Respostas predeterminadas”, que também deve ser ativada pelo Labs.

Tutorial Gmail

A versão do serviço em português brasileiro carece de opções pré-programadas nesta opção, mas você mesmo pode configurar as suas próprias. Basta clicar sobre “Nova resposta predeterminada” e digitar a mensagem para vê-la adicionada à lista e utilizar sempre que for necessário.