12 dicas para você organizar o seu Gmail

Por Dimitri Pereira RSS

Gmail

Sua Caixa de Entrada no está uma bagunça? Há muitas maneiras de ajustar o Gmail e deixá-lo mais organizado e dinâmico. A seguir, confira 13 dicas que irão ajudá-lo a fazer isso.

1. Deixe sua Caixa de Entrada "zen"

O Gmail permite que você personalize o layout da sua Caixa de Entrada. Há o layout padrão, que é a caixa de Entrada com guias; um outro que separa tipos diferentes de mensagens: "Importante", "Não lida" e "Favoritos"; e um layout Caixa de Entrada Prioritária que classifica as mensagens tomando como base sua importância.

Se você quer mudar a apresentação do seu email, os layouts padrão e as prioridades são os mais úteis: um categoriza e o outro prioriza. Você deve testar os layouts até encontrar aquele que melhor se adapte às suas necessidades. O layout padrão é bom porque já separa as mensagens de promoção e propagandas para uma outra guia sem se livrar totalmente delas.

Para fazer isso clique no Menu de Configurações representado pela engrenagem no canto superior direito do Gmail, depois vá em "Configurações". Em seguida escolha a aba "Caixa de entrada" e modifique o tipo de Caixa de entrada que quiser.

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2. Arquive mensagens automaticamente

Você não precisa encaminhar manualmente cada mensagem que chega em sua Caixa de Entrada. Para emails que você deseja arquivar automaticamente, por exemplo, como recibos ou mensagens relacionadas a um projeto de trabalho, crie um filtro que ignora a Caixa de entrada.

Para fazer isso:

Passo 1. Clique no Menu de configurações (engrenagem no canto superior direito) e depois em "Configurações".

Passo 2. Em seguida, clique na aba "Filtros e endereços bloqueados".

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Passo 3. Depois clique em "Criar um novo filtro" e preencha os parâmetros de filtro (por exemplo, "Recibos" na linha de assunto) antes de clicar em "Criar um filtro com essa pesquisa".

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Passo 4. Em seguida, escolha o que o seu filtro vai fazer. Marque a caixa "Ignorar a Caixa de Entrada" (Arquivar) e assim todas as próximas mensagens filtradas vão se dirigir diretamente para os arquivos. Você também pode verificar "Marcar como lidas" se você está filtrando mensagens que não precisa ler.

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3. Adicione palavras-chave

O sistema de arquivamento do Gmail incentiva o usuário a não excluir nunca nenhuma mensagem, mas isso significa também que há muito mais lixo eletrônico a vasculhar quando você está em busca de um email específico, mesmo se você tem um sistema de rotulagem bem organizado.

As opções de pesquisa do Gmail são boas, mas mesmo assim é melhor tomar o controle para si. Sempre que você tiver um email que você acha que precisará no futuro, encaminhe para si mesmo e adicione palavras-chave ou frases. Então, quando precisar procurar por essa mensagem, não procure pela forma padrão de data, você pode simplesmente digitar as palavras-chave do email que procura e ele irá aparecer.

4. Procure como um profissional

Se você precisa encontrar algo em seus  emails arquivados que não estejam rotulados por palavras-chave, vai precisar de ferramentas especiais de busca do Gmail. Confira alguns serviços de pesquisa avançada que podem ajudá-lo a encontrar o que você precisa em um mar de milhares de mensagens antigas.

1. Excluir mensagens com rótulos específicos usando o código -label:[nome do rótulo que procura]. Isso é especialmente útil quando você quer excluir os logs de bate papo, por exemplo. Basta digitar -label:batepapo na caixa de pesquisa. Você também pode procurar por mensagens com marcadores específicos exclusivamente com +label:[nome do rótulo].  

Para procurar por mensagens dentro de um determinado período de tempo use before:[aaa/mm/dd] e after:[aaa/mm/dd]

Para encontrar tipos específicos de anexos, digite o nome do arquivo:[tipo de arquivo] . Por exemplo, se você quer encontrar mensagens com arquivos PDF em anexo digite nome do arquivo:pdf.

Pesquisas regulares não incluem mensagens que estejam nas pastas "Lixeira" ou "Spam". Para encontrar mensagens na pasta Lixo, utilize in:trash. Para achar mensagens na  caixa de Spam, use in:spam e para encontrar mensagens em todas as pastas incluindo Lixo e Spam, use in:anywhere.

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5. Categorize suas mensagens com etiquetas coloridas

As etiquetas coloridas são úteis na hora da triagem e categorização de suas mensagens no Gmail. Para isso, você pode criar etiquetas coloridas com os temas das mensagens - o que deixa o seu arquivo mais organizado e visualmente mais atraente.

Para fazer isso, siga os seguintes passos:

Passo 1. Mova o mouse sobre a coluna da esquerda e passe o mouse sobre uma etiqueta até que uma pequena seta apontando para baixo apareça.

Passo 2. Clique na seta e um Menu de opções irá aparecer.

Passo 3. Passe o mouse sobre "cores etiqueta" e um outro menu irá aparecer, dessa vez com uma seleção de esquemas predefinidos com rótulos de cor (texto e destacar as cores) bem como para adicionar cores personalizadas ou remover cores.

Passo 4. Clique em um esquema de cores para atribuí-lo ao rótulo e repita esse passo com todos os outros rótulos que você desejar colorir.

6. Exclua anexos antigos

Os usuários Google recebem 15GB de espaço livre ao se registrarem, que é compartilhado entre o Gmail, o Google Drive e as fotos do Google+. Se você já está com o limite esgotando, a exclusão de emails antigos é a maneira mais fácil de liberar espaço.

Para encontrar essas mensagens siga as seguintes etapas:

Passo 1. Vá até a caixa de pesquisa e e clique na seta apontando para baixo para fazer uma pesquisa avançada.

Passo 2. Para pesquisar mensagens com anexos, marque a caixa "com anexo" e clique em busca. (você pode também digitar has:attachment na caixa de busca)

Passo 3. Para encontrar emails que são maiores que um determinado tamanho, preencha os parâmetros avançados de tamanho de busca. Em "Tamanho" escolha "maior que" e digite o tamanho em bytes, kilobytes ou megabytes e clique em busca.

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7. Crie marcadores aninhados

Você pode ainda organizar os seus rótulos, criando marcadores secundários ou subtítulos. Nesses subtítulos você pode categorizar mensagens com ainda mais detalhes, ao invés de simplesmente rotular algo como "Recibos" por exemplo. Você pode rotulá-la como "Recibos>IR2016".

Para criar um subtítulo:

Passo 1. Selecione a mensagem e, em seguida clique no botão "marcadores".

Passo 2. Clique em "Criar novo" e preencha o nome do seu novo subtítulo.

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Passo 3. Para colocar o seu subtítulo ao rótulo, marque a caixa  "Aninhar marcador em", e escolha um "rótulo- pai" a partir do Menu.

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8. Adicione um painel de visualização

Adicionando um painel de visualização à sua caixa de entrada permite que você veja seus emails mais rapidamente sem ter que abri-los um de cada vez.

Para adicionar um painel de visualização:

Passo 1. Abra o Menu de Configurações no canto superior direito, depois em "Configurações" e vá na aba Labs" (Labs são recursos experimentais, que ainda não são padrões no Gmail).

Passo 2. Ainda na aba "Labs", encontre o laboratório chamado "Painel de Visualização" e clique em "Ativar", depois clique em "Salvar alterações".

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Passo 3. Volte para a sua Caixa de Entrada. Você verá agora um pequeno botão "Painel de Visualização" no cabeçalho do Gmail.

Passo 4. Clique no botão para ligar/desligar o Painel de Visualização, ou clique na seta apontando para baixo para escolher "Sem divisões"(painel de visualização desligado), "Divisão vertical" (lista à esquerda, visualização da mensagem à direita) ou "Divisão horizontal" (lista em cima, visualização de mensagens por embaixo).

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9. Adicione o bate-papo do lado direito da tela do Gmail

Esse é outro serviço oferecido pela aba "Labs" e é uma maneira fácil de aproveitar e maximizar o seu espaço na tela, especialmente se você tem uma tela larga.

Para isso siga os passos:

Passo 1. Abra o Menu no canto superior direito, depois vá em "Configurações", em seguida clique na aba Labs".

Passo 2. Encontre o recurso chamado "Bate papo lado direito", clique em "Ativar" e depois clique em "Salvar alterações".

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A sua lista de bate-papo vai se mover para o lado direito da tela, abrindo sua coluna da esquerda para mais espaço e menos desordem.

10. Escolha que rótulos serão mostrados

Determine quais os rótulos que serão exibidos na coluna da esquerda do seu Menu Gmail. Para alterar as configurações de exibição de etiquetas individuais:

Passo 1. Abra o Menu no canto superior direito da tela do Gmail e vá em "Configurações".

Passo 2. Clique na aba "Marcadores" e você verá uma lista dos marcadores, marcadores do sistema, categorias, círculos e depois os rótulos que você criou.

Passo 3. Na coluna "Exibir na lista de marcadores", você terá a opção de mostrar ou ocultar ou mostrar todos se houver mensagens não lidas. e marcadores individuais. Escolha as definições para cada um deles e clique em "Salvar alterações".

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Se você estiver optado por ocultar todos os marcadores, você agora verá um link "mais" em sua coluna da esquerda. Você também pode mostrar/ocultar marcadores arrastando-os para cima ou para baixo desse link.

11. Use aliases em endereços de email

Você pode usar usar códigos para endereços de email e assim obter uma vantagem inicial na triagem de um email que você procura. Basta adicionar +qualquer.alias no seu endereço de email após o nome do usuário, mas antes do @gmail.com e o email ainda vai chegar na sua caixa de entrada. Por exemplo: um email de fulano @gmail.com, pode ser modificado para fulano+trabalho@gmail.com ou fulano+urgente@gmail.com.

As pessoas costumam usar aliases para filtrar mensagens indesejadas, como por exemplo fulano+junkmail@gmail.com mas você pode usá-las para filtrar mensagens importantes também. Você pode fazer um filtro configurado para qualquer mensagem que, enviada para esse endereço, vai direto para a caixa de entrada prioritária.

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12. Encaminhe mensagens importantes automaticamente

Você pode configurar um filtro que encaminha automaticamente mensagens que você julga importantes para alguém. Primeiro você precisará adicionar os endereços de encaminhamento. Você só pode adicionar endereços de encaminhamento se o destinatário autorizar, então você provavelmente vai querer ter esse tipo de relação com alguém próximo, por exemplo, para mandar automaticamente as faturas do plano de saúde, ou contas de luz para sua mãe. Para adicionar um endereço de encaminhamento:

Passo 1. Abra o Menu de configurações no canto superior direito da tela do Gmail, em seguida vá em Configurações e clique na guia "Encaminhamento e POP/IMAP".

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Passo 2. Para encaminhar mensagens, clique em "adicionar endereço de encaminhamento". Digite o endereço de email e clique em "Avançar".

Passo 3. Um email de confirmação com um código de verificação será enviado  para o endereço definido. Você, ou o seu destinatário, terá que clicar no link do email de confirmação antes de qualquer configuração de encaminhamento automático.

Passo 4. Depois de adicionar seus endereços de encaminhamento, você pode criar um filtro, indo de volta a "Configurações". Clique na aba "Filtros e endereços bloqueados" e em seguida em "Criar um novo filtro".

Passo 5. Preencha os parâmetros, dê um nome e clique em "Criar um filtro com essa pesquisa".

Passo 6. Na tela seguinte, marque a caixa ao lado de "Encaminhar" e selecione os endereços de email de encaminhamento para os quais você que enviar.

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