Domine o Dropbox e seus recursos com 10 dicas para iniciantes

Por Sérgio Oliveira
photo_camera Mashable

Por muito tempo os pendrives foram a melhor forma de carregar arquivos e dados para cima e para baixo. Isso até o surgimento de pragas virtuais que começaram a se alojar timidamente nos dispositivos, tornando o acesso aos arquivos mais lento e infectando a máquina na qual ele era espetado. Isso foi há muito tempo, pois hoje os vírus e malwares brincam com os usuários e, além de fazê-los ficar desesperados, roubam-lhe seus dados e até sequestram seu computador.

Por esse e outros motivos, pessoas e empresas começaram a procurar alternativas que ao mesmo tempo fossem tão eficientes quanto o uso de um pen drive e oferecessem mais segurança que ele. E foi aí que surgiram serviços de hospedagem de dados na nuvem. O mais famoso é o Dropbox que, a cada dia que passa, ganha mais usuários.

Dropbox

Créditos: Gil C / Shutterstock.com

Mas ao contrário do que muita gente pensa, o Dropbox é muito mais do que apenas um serviço de armazenamento de arquivos na nuvem. Ele tem uma série de recursos bacanas que muita gente não conhece e que facilitam o dia-a-dia de qualquer um, tornando-o mais produtivo e seguro. Se você começou a utilizá-lo há pouco tempo, ou só o utiliza para guardar seus arquivos e acessá-los em outros lugares, essas 10 dicas lhe ajudarão a tirar o máximo de proveito do aplicativo.

1. Recupere arquivos excluídos

Aqui e acolá você poderá excluir um arquivo acidentalmente ou simplesmente sentir falta de algo que achou que não era importante. É inevitável. Mas ao contrário da lixeira do Windows - ou dos arquivos do seu pen drive -, o Dropbox permite que esses dados sejam recuperados. Basta que eles tenham sido apagados há até 30 dias.

Você pode exibir os arquivos excluídos anteriormente clicando em

Para isso, basta ir até a pasta onde o arquivo foi excluído e clicar no ícone de lixeira ao lado da caixa de busca. Ele mostrará, na lista, quais arquivos foram excluídos na coluna "Tipo".

Os itens excluídos aparecem na listagem de arquivos da pasta com o tipo

Você poderá recuperá-los clicando com o botão direito do mouse sobre o arquivo e selecionando a opção "Restaurar". Simples, não?

Clicando com o botão direito no arquivo é possível restaurá-lo

2. Recupere versões antigas de arquivos

Outro recurso interessante que o Dropbox oferece é a possibilidade de restaurar versões de arquivos. Assim como a recuperação de arquivos excluídos, esse recurso só funciona para alterações feitas nos últimos 30 dias. Ele é especialmente interessante para quem trabalha muito com arquivos de texto, sejam eles do Word, PDFs ou até mesmo scripts PHP.

Para recuperar uma versão antiga de algum arquivo, procure-o no Dropbox, clique com o botão direito sobre ele e selecione "Versões anteriores".

O Dropbox também é um ótimo versionador e guarda as alterações feitas em arquivos nos últimos 30 dias

Você será levado a uma nova tela, que lista todas as versões disponíveis para você recuperar.

3. Planos profissionais

Os planos profissionais não só oferecem espaço adicional para quem precisa, como também acabam com as limitações impostas pelo plano gratuito. Pagando a partir de US$ 99 anuais, o usuário tem acesso a planos que oferecem 100 GB de espaço extra e a possibilidade de recuperar arquivos excluídos e versões sem a preocupação do prazo de exclusão há até 30 dias.

Os planos profissionais são uma boa opção para quem precisa de mais espaço e quer derrubar as limitações impostas pela conta gratuita

É um valor relativamente razoável para quem precisa de mais espaço para guardar todo tipo de arquivo e quem deseja ter mais segurança no serviço.

4. Sincronize qualquer pasta

Não há dúvidas de que o Dropbox é um ótimo serviço, mas há quem reclame da necessidade de arrastar pastas e arquivos para a pasta do serviço.

Bem, se você for usuário do Windows, há uma forma de acabar com isso. Basta estar disposto a criar junções e aliases para que pastas do seu sistema sincronizem automaticamente com o Dropbox, sem a necessidade de arrastá-las.

O processo é um pouco complicado e existem alguns tutoriais na internet que ensinam a fazê-lo. Você pode tentar acessando este aqui (em inglês).

5. Autenticação em dois passos

Já faz algum tempo que o Dropbox adicionou uma camada extra de segurança que protege os usuários na hora da autenticação no serviço. O problema é que nem todo mundo sabe desse recurso, ou não sabe como ativá-lo. Com a autenticação em dois passos ativada, você não precisa se preocupar se alguém descobrir a sua senha ou hackear a sua conta, pois o serviço sempre exigirá a inserção de um código que é enviado a uma aplicação no seu computador ou a um dispositivo móvel associado à sua conta.

A autenticação em dois passos é uma camada extra de proteção à sua conta

Para habilitar o recurso, acesse o menu "Configurações" e, na janela que se abre, acione a aba "Segurança". Lá, clique em "Habilitar" em "Verificação em dois passos".

6. Camera Upload

Poucas coisas são tão chatas quanto a necessidade de fazer backup das fotos e videos feitos na câmera do celular. O processo de procurar o cabo USB, conectá-lo ao aparelho e ao computador e selecionar, arquivo por arquivo, qual deseja salvar no computador e fazer o backup é bem chato.

Felizmente o Dropbox resolve tudo isso com o recurso "Camera Upload", que envia, automaticamente, todas as fotos e videos feitos no seu celular para a sua conta do Dropbox na nuvem. Só certifique-se de não ocupar todo o espaço da sua conta com as fotos, promovendo, de vez em quando, uma limpeza na pasta para a qual os arquivos vão.

O recurso

Para ativar o recurso, basta instalar o Dropbox no seu smartphone e aceitar o envio automático das fotos. Caso você o tenha rejeitado por algum motivo, é possível reativá-lo na seção "Envio da câmera" nas configurações do app.

7. Sincronização via rede local e notificações na área de trabalho

O Dropbox tem um recurso que deixa você sincronizar arquivos entre computadores numa mesma rede sem a necessidade de acessar a internet. Tradicionalmente o serviço envia um arquivo a um servidor na internet e o baixa em outros computadores. Com o recurso "LAN Sync" ativado, e com computadores numa mesma rede, esse arquivo será enviado de um computador diretamente para o outro, poupando banda e tempo. Muito conveniente para quem tem mais de um computador em casa com o Dropbox instalado.

As notificações na área de trabalho, por outro lado, são ótimas para você manter o controle do que anda sendo adicionado e excluído na sua conta. Sempre que um novo arquivo for adicionado ou excluído, um balão de notificação aparecerá no canto inferior direito da sua tela com a informação.

O recurso

Ambos os recursos podem ser ativados a partir do aplicativo desktop do Dropbox. Basta acessar as "Preferências" do programa e marcar as respectivas opções.

8. Visualizar histórico

Outro recurso bacana é a visualização do histórico de operações do Dropbox. Basta clicar na opção "Eventos" no menu à esquerda da tela e você logo verá todas as atividades que aconteceram na sua conta.

É possível manter um olho em todas as atividades que acontecem na sua conta no registro de eventos

9. Sincronização seletiva

Geralmente, quando começamos a utilizar o Dropbox, deixamos todos os nossos dispositivos sincronizando todos os arquivos que enviamos para a nuvem. Porém, não demora muito tempo até que percebamos que não é necessário ter todos os arquivos em todos os dispositivos. Para esses casos é que existe a sincronização seletiva, onde é possível selecionar quais pastas e arquivos se deseja sincronizar com um computador em específico.

Com a sincronização seletiva você pode selecionar quais pastas e arquivos serão sincronizados num computador específico

Para ativá-la basta acessar as "Preferências" do aplicativo no computador e clicar na aba "Avançado". Lá, clique em "Sincronização seletiva" e configure quais pastas e arquivos serão sincronizados ou não para o computador.

10. Baixe arquivos para seu celular

Muitos reclamam que o app do Dropbox em smartphones só funciona quando está conectado à internet e é impossível acessar qualquer arquivo caso não haja uma conexão de dados ativa. Bem, na verdade a coisa não funciona exatamente assim.

Marcar os arquivos como favorito no seu dispositivo móvel faz com que ele fique disponível para visualização offline

Existe uma forma de visualizar os arquivos em seu telefone sem que ele esteja conectado à internet. Para tanto, basta marcar um arquivo como favorito no app. Dessa forma o Dropbox irá baixá-lo para o seu aparelho e você poderá acessá-lo onde quiser e quando bem entender.

Há uma infinidade de outros recursos no Dropbox que você pode utilizar para tornar o seu dia-a-dia mais produtivo e seguro. Mas, por hoje, essas 10 dicas lhe ajudarão a aproveitar ao máximo o que a ferramenta tem para lhe oferecer.

Se você tiver alguma dica que queira compartilhar conosco e com os leitores, deixe-a nos comentários aqui embaixo.

Leia também: Qual é o melhor serviço de armazenamento na nuvem?

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