O que você precisa saber na hora de comprar um software de Comércio Exterior

Por Colaborador externo

por Denilson Ianaconi*

O projeto de aquisição de software de Comércio Exterior nas empresas quase que, invariavelmente, é uma decisão que depende de um perfeito entendimento entre as áreas de TI e Comex. As necessidades de negócio muitas vezes divergem das necessidades técnicas de software.

O resultado do alinhamento destas necessidades se traduz em projetos muito mais transparentes, investimentos reais próximos aos estimados em fase de orçamento e proposta, além de abrangência no atendimento das funcionalidades e relatórios esperados pela equipe, diretores, gerentes e usuários.

A importância da Tecnologia da Informação para as empresas é cada vez mais reconhecida por gestores e administradores, tornando-se fator crítico de sucesso para as operações e, muitas vezes, de sobrevivência. Para se adquirir um software de gestão de Comércio Exterior completo, que atenderá aos setores da empresa, não basta apenas ter a verba disponível.

O processo de escolha do software, da implementação e do suporte deve ser avaliado com critérios, pois é complexo, exigindo a participação de várias áreas da empresa, muitas vezes colocando os responsáveis das áreas envolvidas em situações bastante delicadas. Para auxiliar na escolha, seguem cinco dicas que podem ser utilizadas ao escolher o software de gestão de comércio exterior mais adequado à empresa.

Do que você precisa realmente?

A alta direção deve definir os direcionamentos estratégicos da empresa, como crescimento, internacionalização, aquisições, fusões, etc. Após isso, é necessário ter a lista de requisitos que o software de gestão de Comércio Exterior deverá comportar para que ele atenda a esses direcionamentos. É essa lista que irá guiar o que deve ou não ser atendido pelo software, e deve estar classificada conforme a real importância e prioridade de uso de cada item. Essa atividade deve envolver os responsáveis pelas áreas de negócios, pois eles têm detalhes importantes que podem ser fundamentais para o projeto.

Análise no longo prazo

O software deve ter escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa conforme os processos ficam mais complexos. Mesmo que algumas funcionalidades não sejam utilizadas no primeiro momento, é importante que o sistema as possua para não limitar os negócios no futuro. Algumas mudanças no escopo inicial ocorrem, inclusive, no período de implementação. É importante que a verba e o planejamento do projeto possuam margem para possíveis mudanças.

Encontre parceiros e não fornecedores

A implementação de um software de gestão de Comércio Exterior é complexa. Envolve todos os processos de compras e vendas do exterior, planejamento e gestão financeira, gestão fiscal e dos estoques e regimes especiais. Não podemos esquecer o fato de registrar todos estes eventos na contabilidade da organização, que devem ocorrer em um ambiente tecnológico totalmente integrado para que as operações sejam registradas de forma on-line e os usuários possam tomar as decisões de forma rápida e segura.

Realmente, exige muito comprometimento tanto da empresa que irá implementar quanto do cliente. Esse comprometimento é fundamental para o sucesso da implementação, e não é incomum ocorrerem problemas pontuais e mudanças no planejamento. Para que o projeto continue nos trilhos e seja finalizado com o mínimo de conflitos, o integrador do software deve ser muito mais que um fornecedor. Ao escolher, é importante não deixar de analisar aspectos intangíveis, como postura consultiva, atitude de parceria, flexibilidade e acesso aos gestores da contratada.

Opte por soluções que tenham flexibilidade sem usar programação (customização)

Alguns softwares permitem que diversas alterações em seu funcionamento sejam feitas utilizando apenas telas de configuração, sem precisar fazer mudanças na programação do sistema. Essa possibilidade reduz drasticamente o número de erros e de “efeitos colaterais” - alterações em uma parte do sistema que refletem de maneira inesperada em outra - ao alterar alguma função, pois as combinações e as possibilidades foram previamente testadas pelo fabricante do software. Além disso, gera maior facilidade e velocidade ao realizar as alterações. O ideal é que o sistema de gestão escolhido atenda ao maior número possível de necessidades da sua empresa com o mínimo de alterações tanto no sistema quanto em seus processos.

Outro ponto importante é ter conhecimento do ciclo de vida do produto, que irá possibilitar ao cliente acompanhar a evolução tecnológica do produto e também programar com antecedência a atualização do software, e claro, não menos importante, quais serão os investimentos que o fabricante do software pretende realizar ao longo de um período.

Atenção na maturidade da plataforma

Não só as funcionalidades são importantes, mas a consistência e a integridade da plataforma também devem ser estudadas. Sistemas mesclados, ou seja, múltiplos softwares fazendo serviços que poderiam ser centralizados e integrados em uma única plataforma aumentam a probabilidade de haver incompatibilidades e consomem mais recursos financeiros e humanos e necessitam de mais infraestrutura. Outras características importantes a serem analisadas são as inovações e as melhorias que a fabricante faz na plataforma. Se não há investimento em inovação, em pouco tempo o software deixará de apresentar novos processos e funcionalidades: atendimento a requisitos legais e melhorias estruturais são necessários ao longo do crescimento da empresa.

Como se vê, a escolha de um software não depende apenas de suas funcionalidades, preço e das necessidades atuais da empresa. É muito importante compreender como tudo isso se comportará no futuro para que o software não limite o crescimento nem a evolução dos processos da empresa.

*Denilson Ianaconi é gestor responsável pela área de Solution Center da Divisão de Aplicativos da Sonda IT, maior companhia latino-americana de Tecnologia da Informação

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