Como organizar documentos para fazer backup?

por Adriano Filadoro*

Um bom plano de recuperação de desastres envolve mais do que o backup e armazenamento de informações num lugar fora do ambiente físico da empresa. Normalmente a estratégia inclui procedimentos testados e documentados que devem ser seguidos à risca e revisados periodicamente. Afinal, quando a crise se instaura, ninguém quer ser pego de surpresa. Mais do que isso: quando uma empresa está preparada para situações extremas, há redução de perdas importantes, redução de eventuais arranhões à imagem corporativa, redução de interrupções, distribuição de responsabilidades, mais segurança e melhores resultados para os clientes, além de um retorno mais rápido à estabilidade. Mas, saber organizar documentos vem sendo o grande X da questão para a maioria das empresas.

Via de regra, há pelo menos dez relatórios que não podem faltar. Primeiramente, uma listagem completa do que o backup deverá conter, seguida de lista com todos os contatos telefônicos críticos (clientes, fornecedores, prospects, colaboradores, apoiadores etc.); inventário de todos os comunicados da empresa e registro de distribuição; inventário de documentação; inventário de equipamentos; inventário de formulários; inventário de apólices de seguro; inventário do hardware do computador principal; inventário de fornecedores; inventário de documentos alojados em notebooks e tablets; inventário de material de escritório, incluindo o que está distribuído em outras unidades da empresa. Hoje, inclusive, há vários relatórios já formatados que facilitam o preenchimento e a organização interna.

Todo plano de recuperação de desastres também deve contar com um documento-mestre que descreva em detalhes os procedimentos a serem executados antes (preventivamente), durante e depois do problema. Dentro desse passo a passo, não podem faltar métodos para manter e atualizar o plano. Exemplo: se a sua empresa adquire uma remessa grande de papel ou ainda um equipamento novo, é necessário que essa atualização conste do relatório de backup. Isso porque, em caso de pane, todos terão a noção exata do que checar. O mesmo deve ser feito em todos os setores, incluindo Recursos Humanos – mantendo os cadastros de colaboradores sempre atualizados e tendo os documentos exigidos por lei anexados em cada ficha. Essa revisão regular é, inclusive, material importante de defesa junto à Justiça do Trabalho, poupando dessabores por falta de organização apropriada.

Outro ponto importante é distribuir responsabilidades para colocar em prática uma medida emergencial. Quem nunca ouviu falar que "deu pane no sistema justamente quando o técnico de informática estava de férias"? Para evitar mais esse desdobramento da Lei de Murphy (Se alguma coisa tem a mais remota chance de dar errado, certamente dará), deve haver equipes responsáveis por funções administrativas, instalações, logística, suporte ao usuário, backup dos computadores, restauração e outras áreas importantes na organização. Contando com profissionais experientes nas grandes áreas funcionais, aumentam-se as chances de obter sucesso em meio à crise, já que esse grupo de gestores acabará supervisionando o processo, checando documentos e acompanhando a recuperação. Ou seja: mesmo que um dos gestores por algum motivo não esteja disponível, essa ausência não colocará em xeque o fio condutor da organização.

*Adriano Filadoro é diretor de tecnologia da Online Data Cloud, empresa de serviços