Apps e gadgets: aumente a produtividade em seu pequeno negócio

Por Muni Perez

Quando se tem um pequeno negócio, produtividade e eficiência significam tudo, e são fatores fundamentais para a criação de um alicerce sólido para sua empresa. Pensando nisso, reunimos uma lista de gadgets ideais para que a tecnologia se torne sua aliada, além de uma lista de softwares e aplicativos que te permitirão agilizar o gerenciamento da empresa, além de reduzir custos e melhorar o trabalho em equipe.

Monitor de LED USB portátil

Um monitor portátil USB te permite ter uma tela extra para realizar trabalhos que você pode levar para onde for. Basta plugá-lo na porta USB do seu notebook, e você terá um desktop expandido. O Monitor de LED E1649FWU de 15,6 polegadas widescreeen da AOC tem uma excelente relação custo x benefício, podendo ser encontrado por preços variando de R$298 a R$ 449, no Buscapé. Possui ainda rotação automática da tela.

Multifuncionais com Wi-Fi

Impressoras são aparelhos geralmente caros, mas extremamente importantes. Com a popularização dos tablets e smartphones, ter o recurso de imprimir diretamente do seu dispositivo móvel é muito útil, e poderá agilizar muitas tarefas do dia a dia de sua empresa. Existem soluções tanto para o iOS (iPhone e iPad) quanto para o Android. No Android é mais fácil, basta conectar as impressoras na rede Wi-Fi e utilizar de qualquer lugar o aplicativo Google CloudPrint. Já para o iOS, existe o AirPrint, mas nem todas as impressoras são compatíveis.

Selecionamos dois modelos de multifuncionais com um preço acessível e vários recursos (principalmente o CloudPrint).

A primeira é a Multifuncional Canon Pixma MG3210 (jato de tinta), e a a segunda é a Multifuncional Samsung Laser SCX3405FW.

A escolha do tipo de impressora vai depender das necessidades do seu negócio.

Vantagens do laser

  • Velocidade de impressão: impressoras a laser e preto-e-branco podem ter velocidades entre 15 e 30 páginas por minuto. Impressoras a jato de tinta nem sempre alcançam esta velocidade apesar dos fabricantes dizerem o contrário.
  • Qualidade de impressão: as impressoras a laser são impecáveis para a impressão de textos.
  • Preço dos consumíveis (cartuchos) e rendimento: os cartuchos de impressoras laser imprimem mais páginas por cada real gasto. É possível encontrar cartuchos recondicionados para impressoras laser por R$ 100. E estes cartuchos frequentemente imprimem 2 mil páginas de texto. Ou seja, se você imprime muitos documentos, textos e boletos, a impressora a laser é mais viável.

Vantagens da jato de tinta

  • Versatilidade: somente as impressoras a jato de tinta conseguem imprimir em papéis exóticos como convites texturizados ou papéis fotográficos (glossy).
  • Cores: para impressão de fotos coloridas, as impressoras a jato de tinta são mais baratas e possuem mais qualidade. Existem impressoras a laser coloridas, mas o preço dos consumíveis é alto e a qualidade não é a mesma. Além disso, impressoras a laser não costumam imprimir em papéis fotográficos.
  • Preço dos cartuchos: se você imprime poucos papéis, então o cartucho para jato de tinta é mais barato, saindo mais em conta.

Então, se você pretende imprimir fotos, gráficos, mapas ou documentos contendo desenhos coloridos, amostras, etc., escolha uma impressora a jato de tinta. Mas se você pretende imprimir somente textos, boletos bancários, imagens em preto-e-branco ou tons de cinza, relatórios ou outros documentos longos, escolha uma impressora a laser.

Quando for comprar o aparelho, verifique se ele é compatível com o Google CloudPrint. A maioria das impressoras novas já são, mas sempre é bom verificar. Então basta conectá-la à rede Wi-Fi e começar a imprimir diretamente da palma da sua mão.

Câmera de segurança wireless

Câmeras de segurança são fundamentais para proteger seu patrimônio. Porém, instalar circuitos fechados de TV pode ser bem caro, e existem soluções muito práticas e baratas: as câmeras wireless.

A câmera IP pode ser basicamente qualquer uma, dependendo das suas necessidades de qualidade de imagem e recursos (infravermelho, zoom, etc). O principal é o software de gerenciamento, que tem que ser compatível com o modelo de câmera. Esta câmera é bem completa e com um preço acessível. Além disso, listamos alguns softwares compatíveis com uma grande variedade de câmeras, uns pagos e outros gratuitos, mas com recursos limitados:

Security Monitor Pro – 89,95 dólares

IP Camera Viewer – grátis

Seventh – nacional, deve-se fazer um orçamento

Digiforth – nacional, também deve-se fazer um orçamento

Armazenamento de dados

Ter um armazenamento que resista a falhas é primordial para qualquer negócio, independente do tamanho. Armazenar dados na nuvem (cloud storage) é tão ou mais seguro que manter os dados em servidores ou computadores pessoais próprios. Em muitas situações é mais seguro porque muitas pequenas empresas não possuem uma boa estratégia de armazenamento ou backup de dados. Manter os dados na nuvem possibilita o compartilhamento de forma segura entre várias pessoas da sua empresa através da Internet. Associada a essa questão está a tecnologia VDI (virtual desktop infrastructure), na qual tudo está na nuvem, incluindo os softwares. A vantagem é poder trocar de equipamento e continuar acessando seus dados e software na nuvem. Em caso de roubo de notebook, o ladrão leva apenas o hardware.

Recentemente, a Amazon anunciou um serviço de VDI, o Amazon Workspaces. É um serviço bem completo e com um preço acessível. Você adquire o serviço e poderá usar qualquer computador ou tablet. O valor mensal varia de 50 a 75 dólares por usuário, dependendo dos programas que você deseja que venham pré-instalados, e claro, você poderá instalar seu próprio software corporativo. O preço pode parecer alto, mas se você calcular os gastos que teria adquirindo infra-estrutura, além de gastos futuros com atualização das máquinas, o serviço sai mais em conta.

O Canaltech fez também uma comparação dos principais serviços de armazenamento na nuvem, caso você queira apenas o espaço e não o VDI. Neste outro link nós explicamos como escolher o melhor serviço de cloud.

Softwares

Agora vamos para a parte que realmente pode fazer a diferença no seu negócio. Ter uma boa estrutura física (computadores ou VDI, impressoras, etc) é importantíssimo para que seu negócio funcione, mas é o software que vai otimizar os seus processos e agilizar sua tomada de decisões.

Gerenciadores empresariais

Como você organiza as finanças da empresa? E o controle de funcionários, folhas de pagamentos, férias e estoque? Com incontáveis e gigantescas tabelas de Excel?

Bom, para isso existem excelentes softwares de gestão empresarial, muitos deles online, ou seja, podem ser acessados de qualquer lugar (computador, celular, tablet) e fazem todo o gerenciamento da sua empresa de maneira segura. Parte financeira, funcionários, estoques, fornecedores, notas fiscais, vendedores, comissões, etc. Tudo o que você imaginar que seu pequeno negócio possui, os softwares podem fazer de forma rápida e automatizada.

Listamos alguns softwares bem consolidados no mercado. É difícil apontar um melhor, pois cada um tem suas peculiaridades, e não é inteligente generalizar o que o seu negócio precisa, então caberá a você avaliar suas necessidades e ver qual software se encaixa melhor a elas. Todos eles possuem a funcionalidade de teste grátis, então você poderá testá-los um a um com calma e escolher o melhor para você. Os preços são muito acessíveis, na faixa dos 50 reais mensais, ou seja, cabem tranquilamente no seu orçamento.

ContaAzul

Nibo

Zeropaper

Bling!

Beta Labs

Faça dos smartphones e tablets seus aliados

Smartphones e tablets não servem apenas para fazer ligações, utilizar redes sociais ou tirar fotos. Podem e com certeza ajudarão no seu negócio. A infinidade de aplicativos aliada à eficiência e rapidez das comunicações entre esses dispositivos faz deles ferramentas extremamente úteis no seu dia a dia.

Os aplicativos mais conhecidos já podem te ajudar bastante, como o Google Drive para compartilhamento de arquivos (documentos), o QuickOffice, um office colaborativo para abrir documentos, planilhas e apresentações onde quer que você esteja, além de calculadoras, leitores de PDF, Google Maps e emails.

Recentemente fizemos uma matéria listando 11 aplicativos para aumentar sua produtividade, e agora listamos mais alguns específicos para negócios.

Polaris Office

O aplicativo é pago, mas é um excelente editor e visualizador de apresentações, planilhas e arquivos de texto.

Microsoft Office 365

Imagine todo o poder do Microsoft Office no seu celular, tablet ou navegador. O serviço é pago, mas te permite acessar e editar arquivos de qualquer lugar. Uma vantagem interessante que deve ser analizada é que alguns planos de hospedagem (UOL Host por exemplo) oferecem alguns meses gratuitos de acesso ao Office 365. Possui tanto versões para Android quanto para iOS e Windows Phone, além de poder ser acessado de qualquer navegador.

Microsoft SkyDrive

O SkyDrive é o serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft. Existem aplicativos tanto para Android, iOS e Windows Phone, além do Windows 8 e a possibilidade de poder acessar pela Web, através do site www.skydrive.com. Você pode compartilhar pastas e arquivos com várias pessoas da sua empresa.

Expensify

Este app ajuda a fazer relatórios de gastos. Se sua empresa possui contas fora do país, poderá sincronizar os gastos de cartão de crédito com a ferramenta. É possível também incluir gastos manualmente, fotografando os recibos de compra, que ele cria um relatório deste gasto. Além disso, várias pessoas podem adicionar as despesas em uma mesma conta. Está disponível tanto para iOS quanto para Android.

Asana

Este excelente aplicativo permite você se comunicar, organizar e ter controle do trabalho em grupo, sejam projetos ou tarefas. Com aplicativos para Android e iPhone, além de uma interface web, ele substitui o email, com organização em tempo real e um maior controle sobre o que está acontecendo.

O serviço é gratuito para até 15 usuários.

FormMobi

Se sua empresa precisa preencher formulários, pesquisas e outros papéis constantemente, este é o serviço certo para você. Com ele você pode criar diversos formulários para os mais variados propósitos, e com aplicativos para dispositivos móveis, os dados são coletados e inseridos rapidamente, agilizando de uma maneira incomensurável a velocidade do seu negócio.

Zula

Zula é uma ferramenta que ajudará na sua comunicação em equipe. O Whatsapp é um aplicativo muito bom, porém mensagens pessoais podem acabar atrapalhando a agilidade nas comunicações. É aí que entra o Zula, que é voltado para o mundo corporativo.

Com ele você pode criar conversas em equipes (grupos), além de vídeo conferências, compartilhamento de arquivos, dentre outras funções.

Aceite cartões de crédito e débito com seu celular

Se você possui uma pequena loja, banca de revista ou outro estabelecimento comercial que tenha a necessidade de utilizar cartão de crédito, saiba que é possível oferecer este serviço sem pagar as taxas relativamente altas das bandeiras e da maquininha.

Existem vários serviços na internet que te permitem aceitar pagamentos com cartões utilizando seu aparelho celular. Os sistemas em geral consistem de um pequeno dispositivo que é encaixado em alguma saída do aparelho (normalmente saída do fone de ouvido) e um aplicativo, que fará a transação. Então basta passar o cartão e utilizar o telefone como uma máquina de cartão de crédito comum. E as taxas são bem acessíveis, na faixa dos 5% por transação.

Listamos alguns sites que oferecem este serviço no Brasil

PagCom

Leitor do PagSeguro

Pagpop

Akatur Mobile

A escolha de um serviço depende da sua necessidade e preferência pessoal. Entre em cada site, analise suas vantagens e veja qual se encaixa melhor para o perfil do seu negócio.

Esperamos que com essas dicas a tecnologia ajude seu negócio, de maneira a melhorar e otimizar suas atividades no dia a dia, reduzir custos e dinamizar as suas operações.