Como planejar um inventário

Por Colaborador externo | 03 de Setembro de 2014 às 09h24

por Eduardo de Souza Canal*

O inventário tem por finalidade averiguar se o histórico ou o registro de estoque corresponde, de fato, com o que está fisicamente disponível. O processo é realizado através de contagem física dos itens e, ao final das contagens e apuração dos dados, identifica-se a acuracidade do estoque, realizando os acertos necessários, que resultam na equivalência entre o registro do estoque com o estoque físico e estoque fiscal.

Quando pensamos em inventário, automaticamente o associamos à palavra “acuracidade”. A divergência no estoque é causada por erros nos processos do armazém, como recebimento, armazenagem, picking e expedição. A prática mais comum entre as empresas é a realização do Inventário Geral por ocasião da elaboração do balanço da empresa. O Inventário Geral tem por principal objetivo a elaboração de demonstrativos financeiros. Ele não é um requisito legal, porém é uma exigência dos acionistas e contadores da empresa.

Normalmente, a realização do Inventário Geral exige a interrupção das operações do armazém e da fábrica, pois o inventário físico corresponde à contagem de todos os estoques da empresa, validando o físico versus o registrado.

Observando as dificuldades que surgem na execução de um inventário e observando as melhores práticas do mercado, o planejamento de inventário deve possuir as etapas descritas abaixo.

Os procedimentos operacionais devem ser executados antes do inventário. Dentro deste tópico, deve-se conter o plano de ação que determine a organização dos endereços fisicamente, verificar se todos os endereços do armazém estão devidamente identificados e checar se os produtos estão devidamente apontados.

A segunda etapa é o mapeamento dos riscos. Como todo planejamento, os riscos devem ser apontados e pensados. Podemos citar como exemplos de riscos que devem ser mapeados situações como alto índice de absentismo nos finais de semana, queda de energia, procedimento de pré-inventário (ajustes nos endereços fisicamente) não serem realizados e, até mesmo, o código de barras de produtos estarem manipulados, entre outros processos.

Na sequência, vem a definição de recursos, na qual planeja-se um cronograma com turnos, que deverá ser compartilhado entre todos que realizam o inventário. Exemplo de recursos que são utilizados nos inventários são as empilhadeiras e os operadores, os terminais desktop, os coletores de dados, as baterias reservas, os contadores (operacional), assim como as equipes de gestão logística, contábil, auditoria e de TI, entre outros. Ainda dentro deste tópico é importante realizar o mapeamento das áreas que serão inventariadas e dividi-las em equipes.

Na etapa de definição de processos e responsáveis, devem-se nomear os colaboradores responsáveis pelas etapas, como o planejamento, o comitê de execução, a coordenação da organização dos endereços que serão inventariados, os supervisores das contagens, a equipe de inventário e a análise de inventário.

Para a metodologia é decidido o método de contagem e procedimentos que deverão ser realizados no decorrer do inventário. Este material será utilizado no treinamento das equipes antes do inventário.

No caso do material de apoio, que serve para averiguação dos resultados do inventário, podemos citar como exemplos os relatórios de posição inicial de estoque, a posição final de estoque, os relatórios de divergência e saldo de produto, entre outros.

É importante a utilização de um sistema de gestão de armazéns (WMS), além do acompanhamento de um consultor de WMS. O tempo é o maior desafio em um inventário. Para que se realize um inventário sem imprevistos, é possível utilizar um cronograma de Inventário Geral composto por um período de um a três meses para a realização do planejamento, 15 a 30 dias para o preparativo operacional e, por fim, um a três dias para a execução do inventário.

*Eduardo de Souza Canal é consultor de negócios da Store Automação, companhia de Tecnologia da Informação especializada no setor logístico

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