Tecnologia como aliada na mudança de processos operacionais

Por Rafael Matos

No dia a dia corporativo, participamos de diversas reuniões, projetos e comitês para definir e especificar modelos e metodologias para a organização do ambiente operacional. Mas quantos projetos organizacionais você já viu naufragar? E quais são as razões para o fracasso? Quando tentamos definir a “melhor” visão a adotar nas empresas, as divergências sempre aparecem. Qual modelo adotar? Foco funcional? Orientação por processos? Por projetos?

Percebemos que, muitas vezes, esta discussão ocorre com pouco embasamento teórico e quase nenhum senso prático. E a busca por uma nova direção a seguir – que normalmente é cercada de boas intenções – acaba em desentendimentos e pendências que contribuem para a frustração dos participantes da empreitada.

  • Os fatores que geralmente limitam a melhoria dos processos são:
  • Limitação de investimento;
  • Necessidades de novos conhecimentos e habilidades da equipe;
  • Medo de mudança e receio de perdas durante e após a mudança;
  • Dificuldade de comunicação entre as partes relacionadas e dificuldade de romper interesses internos
  • Dificuldade para adaptar as ferramentas, sobretudo os sistemas.

Focando apenas na adaptação dos sistemas, este cenário é bastante comum nas organizações que buscam mudanças. Por outro lado, as organizações que conseguiram atingir altos níveis de ganho em produtividade e qualidade certamente o fizeram com forte apoio das soluções de sistemas envolvidas.

Muitas organizações acreditam que “mudar custa caro”, pois consome energia, exige análise contínua e correção frequente de rota. Os Sistemas normalmente fazem parte da mudança, antecipando investimentos, demandando supercapacidade analítica, e não raro exigem uma verdadeira “visão de futuro” na qual é preciso prever como deverá ficar a empresa, a operação e o sistema antes mesmo de começar a implantação da mudança.

Dentre as principais barreiras para a mudança operacional em sistemas, estão:

  • A mudança sai de algo real – visto e revisto no dia a dia – para algo desejado, cujas linhas gerais estão claras, porém os detalhes, não. Entraves surgem principalmente nas primeiras fases da implantação, e adaptações são necessárias para não inviabilizar a realização das mudanças;
  • A mudança de um processo deve ocorrer com foco em oportunidades de negócios. Boa parte destas demandas precisa ser entregue com agilidade e praticidade, gerando impacto positivo para o processo. Estas são premissas que contrariam significativamente os gestores de tecnologia, que são cobrados pela estabilidade e disponibilidade nos ambientes operacionais;
  • A contínua alteração no comportamento da cadeia de negócios exige que as mudanças operacionais se tornem rotinas dentro de organizações. Apenas uma parte destas mudanças acaba ocorrendo nos sistemas, gerando distorções de entendimento e processamento no dia a dia, e criando ferramentas de suporte utilizadas por gestores operacionais (planilhas, bases locais etc.);

Ao analisar este cenário, é possível notar que muitos desses entraves têm origem na concepção e construção dos sistemas atuais. Os bons sistemas “típicos” são construídos sob rigorosas regras e modelos. Mas será que sistemas são “feitos para durar”? Quais regras de fato podem estar claras em um processo que sequer começou a ser implantado? Essa pergunta, mesmo feita no momento certo, pode gerar intepretações erradas e apocalípticas: “Assim o sistema não vai sair!”. Mas também podem provocar mudanças no modo de pensar dos analistas (operacionais, de negócios e de sistemas), e gerar uma nova forma de encarar o processo. Sistemas devem, sim, ser feitos para mudar.

Por consequência, ao analisar seus próximos projetos de mudança operacional, é necessário que os participantes de qualquer processo passível de melhoria nas organizações se questionem sobre o quanto seus sistemas estão preparados para mudar, tratando e discutindo o assunto com seus pares de TI e transformando a tecnologia em um agente de evolução e não um limitante para a melhoria de seus negócios.