Tecnologia como aliada das empresas na hora de atender as mudanças da legislação

Por Colaborador externo | 21.05.2014 às 08:21

Flávio Azevedo*

O uso da Tecnologia da Informação (TI) pela Administração Pública no Governo brasileiro se intensificou a partir dos anos 1990 e foi reforçado em 2000, com a criação do Comitê Executivo do Governo Eletrônico. A iniciativa surgiu com o objetivo de promover a integração do Governo com o cidadão, melhorar a gestão interna e interligar parceiros e fornecedores.

E assim foi dado o primeiro passo para que novas leis e regulamentações fossem instituídas no país em relação ao uso da tecnologia - sejam entre Governo e cidadãos ou entre Governo e empresas. Poderíamos, aqui, levantar todas as discussões que vieram sob o prisma de como a tecnologia tem influenciado a sociedade atual. O Marco Civil da Internet é o caso mais recente dessa transformação, um projeto de lei que pretende regulamentar a internet no Brasil, ditando direitos e deveres. O que ainda deve render bons debates.

Porém, quero com esse artigo, discutir como as organizações podem se beneficiar da tecnologia para cumprirem legislações que pautam seus negócios. São muitas e constantes as mudanças nas complexas leis tributárias - mais de 400 mil regras para serem acompanhadas. Muitas dessas precisam ser atualizadas e as empresas têm de estar atentas para garantir a qualidade das informações que serão transmitidas à Receita Federal, por exemplo. E, mais do que isso, independentemente do seu tamanho, as companhias precisam conhecer não só a legislação do estado onde atua como também a de todos os outros com os quais se relacionam comercialmente, além das leis federais.

Para uma empresa garantir que está atualizada com as frequentes novidades da legislação precisaria manter uma equipe de profissionais só para isso. E, cá entre nós, as companhias têm de estar focadas em seus core business para serem competitivas no mercado que atuam. Para sanar essa dificuldade comum a todas as organizações é que a tecnologia é uma aliada essencial e indispensável.

Existem no mercado diversos softwares de gestão empresarial (ERP) que atualizam os dados automaticamente de acordo com as mudanças sugeridas pelo governo. Atualmente, entre os pontos de atenção das companhias estão siglas e nomes como e-Social, Siscoserv, Sped, Nota Fiscal Eletrônica, entre tantos outros. Cada um com uma finalidade, um prazo para ser implementado e muitas dúvidas que os acompanham.

As soluções tecnológicas ajudam as companhias a ganharem agilidade na hora de enviar dados ao governo, assim como minimizam os riscos de transmitir informações erradas ou faltantes.

Nos próximos meses, mais de seis milhões de empresas precisam estar adaptadas para atender ao e-social, um sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas que unificará as informações que o empregador tem de prestar sobre seus empregados à Receita, ao Ministério do Trabalho, à Caixa Econômica Federal e ao Instituto Nacional de Seguro Social (INSS). É uma iniciativa que impactará não só o RH das corporações, mas toda a área de gestão. O desafio não é pequeno, o volume de informações que devem ser prestadas soma mais de 200 páginas e um conjunto de 20 tabelas com centenas de itens.

O Siscoserv é outra realidade para as companhias que importam ou exportam serviços intangíveis ou realizam operações que produzam variações no patrimônio. Elas precisam, obrigatoriamente, se cadastrar no sistema para prestar informações ao Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior. As multas previstas para quem não se adaptar ao novo sistema chegam a R$ 1.500 por mês ou 0,2% das transações cujas informações tenham sido omitidas, inexatas ou incompletas.

Apresentado em 2007 com o principal objetivo de aumentar a eficiência no processo de arrecadação, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) já está em uma segunda onda de evolução e traz novas exigências legais como a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) 3.10, Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor (NFC-e), Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) 2.0, Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) e Manifestação do Destinatário. Essas novas regulamentações vão movimentar, e muito, o ambiente corporativo este ano.

Para se adaptarem a essas centenas de mudanças, as empresas precisam se antecipar, pois mais grave do não se atualizar é achar que certas normas não entrarão em vigor nas datas referidas e postergar a implantação de um sistema que auxilie nesse processo até o limite. Tranquilas e preparadas, as companhias podem concentrar seus esforços no core business, deixando que a tecnologia trabalhe por elas.

* Flávio Azevedo é diretor regional da TOTVS BH. Graduado em Administração pela Universidade Milton Campos, de Minas Gerais, e, atualmente, cursa MBA Executivo pela Fundação Dom Cabral. Com foco em gestão comercial de software, Azevedo, que já atuou em grandes empresas.