Conheça agora 7 segredos do Gmail

Por Dimitri Pereira

De acordo com o Instituto McKinsey, nós passamos um terço do nosso tempo de trabalho administrando emails. Ele diz que "A interação média de um trabalhador com emails é de 28% da carga horária da semana".

Para ajudar você a gerir melhor o seu email, preste atenção nas 7 melhores dicas do Gmail. Elas têm um impacto diário sobre o seu trabalho se você começar a colocá-las em prática. Então, vamos lá:

1. Ative o "Cancelar envio"para edição de emails de última hora

Você já enxergou um erro de ortografia gritante depois de clicar o botão "Enviar" no seu Gmail? Seus problemas acabaram! "Undo Send" ou "Cancelar envio" vai ajudá-lo a desfazer o envio para que você possa corrigi-lo.

Para isso, vá nas configurações Gmail, depois no Menu Geral. Encontre a opção "Cancelar envio", ative-a e selecione o período de quantos segundos estarão disponíveis para correção.

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Isso pode te salvar de várias situações constrangedoras no futuro.

2. Use respostas padronizadas para economizar tempo de elaboração

Uma porcentagem surpreendente dos emails que escrevemos são bastante semelhantes, ou se referem a algo que já enviamos recentemente. Essas mensagens longas frequentemente digitadas poderiam ser padronizadas na maioria das vezes, e, em seguida, um pouco mais personalizada para cada resposta individual.

Componha uma mensagem e, em seguida, salve as respostas predeterminadas em um marcador. Esse é um recurso para que você possa recuperá-las e reutilizá-las mais tarde.

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3. Você pode também usar o Gmail offline

Outro desafio é continuar a trabalhar de modo offline. Se desconectar da internet enquanto está trabalhando pode ser uma boa solução se você precisa de concentração. Muitas vezes, a chegada de um email na caixa de entrada pode distraí-lo e prejudicar. Ou então, se você precisa trabalhar e está numa viagem de avião, ou sem WiFi em um barco por exemplo, você pode usar o aplicativo Gmail Offline. Esse app foi elaborado para suportar o acesso offline, permitindo que você leia e responda emails além de fazer buscas no arquivo, tudo sem acesso à rede.

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Você pode combinar o Gmail Offline com o Drive Offline e acessar todos os emails e documentos enquanto está numa viagem de avião, trem, ou barco.

4. Pause a sua caixa de entrada para evitar distrações

Com o tempo, ao compor um email, mais emails não param de chegar. Isso pode prejudicar você a manter o foco. A melhor solução nesses casos é pausar a caixa de entrada.

Isso lhe permite trabalhar em seu próprio tempo, mantendo os emails que estão chegando em espera, para que você os veja depois.

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Baixe o Inbox Pause e pause a caixa de entrada. Faça o seu trabalho e depois retome, para que todas as mensagens novas cheguem à sua caixa de entrada.

5. Acabe com a desordem da sua caixa de entrada cancelando assinaturas de emails

Todos nós estamos em várias listas de emails, seja de propagandas ou notificações. Uma coisa interessante a se fazer é tomar as rédeas sobre o que está chegando em nossa caixa de entrada.

Conheça o Unroll.me, que é uma ferramenta grátis que ajuda a organizar suas asinaturas em poucos minutos. Depois de se inscrever, você verá uma lista de todos os emails de assinaturas. A partir daí, você pode cancelar as assinaturas de tudo que não quer mais.

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6. Mantenha o seu Gmail seguro com a autenticação em 2 etapas

O Gmail é geralmente a central de todos os documentos, imagens, números de telefone e todos os outros serviços Google, por isso é importante manter todas essas informações seguras.

A melhor maneira de fazer isso é ativando a autenticação em duas etapas, o que significa que você vai precisar da sua senha e de um código único (que será enviado a você através de um aplicativo ou SMS) para acessá-lo.

Muitos outros serviços como o Dropbox, a Apple, Facebook, Twitter, Github e Buffer também usam a autenticação em duas etapas como forma de segurança.

Outra dica de segurança para manter os usuários do Gmail que se conectam a partir de outros dispositivos e computadores é estar ciente de que outras sessões podem estar sendo executadas em outros lugares. Você poderá verificar se o seu Gmail foi aberto em outros lugares e, possivelmente, terminar a sessão com um clique.

7. Obtenha mais informações com as notificações do Gmail

Quando usamos o Whatsapp, somos notificados com o double check que a mensagem foi enviada e recebida, e quando ele fica azul, é sinal de que o destinatário leu. Com o Facebook Messenger é a mesma coisa, o rosto do contato dentro de um círculo fica à frente da mensagem visualizada.

Quando você usa o Gmail com o Sidekick (um aplicativo freemium), você pode obter essas informações também.

Se você está procurando emprego, por exemplo, trabalha em vendas ou é apenas curioso, ele exibe várias conjecturas de emails enviados. Assim como o Whatsapp ou o Facebook Messenger, usando o Sidekick você ficará informado sobre se as pessoas leram, receberam ou interagiram com o seu email.

Depois de conhecer essas dicas você economizará muito mais tempo com os seus emails e vai ter uma relação muito mais otimizada com eles.