Os cinco tipos de e-mails mais irritantes e como responder a todos eles

Por Redação

Quem trabalha com e-mails sabe o quanto é irritante abrir a caixa de entrada e se deparar com uma mensagem irritante atrás da outra. E esse é um mal de todos que lidam com mensagens eletrônicas no dia-a-dia. Por vezes, nem sabemos por onde começar a responder os remetentes mais insistentes e perturbadores.

Se você precisa responder a estas mensagens e não vê a hora de sua caixa de entrada chegar ao zero, dê uma olhada nessas dicas. Com base em um artigo da Fast Company, separamos em cinco tipos os e-mails mais chatos que vira e mexe chegam em nossa caixa e damos uma dica de como responder a eles sem rodeios.

Responder a todos: um caos na caixa de entrada

Você está num dia cheio de trabalho. De repente, resolve se levantar de sua mesa para tomar um café ou respirar um ar na varanda do escritório. Quando volta, se depara com uma avalanche de mensagens não lidas no topo de sua caixa de entrada. Todas com o mesmo assunto. Tudo porque um bom filho de Deus esqueceu de responder apenas ao remetente ou o próprio remetente não usou o campo CCO para incluir todo o grupo de pessoas para quem decidiu mandar a mensagem. E agora, quem paga o pato?

Para dar uma aliviada nas tensões, você pode pedir educadamente para o remetente copiar a lista de endereços para os quais enviou a mensagem e colá-la no campo CCO (Cópia Carbono Oculta). Outra dica bacana é usar o botão "Mudo" do Gmail (clique na aba "Mais") para ocultar as futuras mensagens que vierem dessa mesma corrente. Se você usa o Outlook, clique na aba "Home" e depois em "ignorar". Fará o mesmo efeito.

Aquela reunião que nunca sai

Nem todos os e-mails enviados a um batalhão de pessoas podem ser ignorados, como é o caso daquele e-mail que seu chefe acabou de mandar para toda a equipe ou departamento da empresa do qual você faz parte. Você fica feliz por poder fazer parte do encontro de negócios, quando um colega ou outro fala que a data e o horário não são ideais. Aí começa a via crucis virtual: Paulo não pode participar da reunião porque vai entrar de férias. Maria diz que a reunião vai cair bem no dia em que viaja para Minas. Hugo sugere uma nova data, mas ninguém entra em um acordo. O que você pode fazer para acabar com isso?

Uma enquete. Pode parecer estranho, mas funciona. Insira no e-mail uma enquete para que todos opinem e marquem a melhor data possível para que a reunião aconteça. Além de ser rápido e indolor, não custa nada.

O e-mail que não era pra ser visto por você

Pode soar estranho, mas acontece: várias pessoas estão trocando mensagens constrangedoras ou envolvendo seu nome em uma fofoca no escritório. E de repente, você acaba entrando de gaiato no meio desse grupo, seja por descuido de alguém, seja por ter sido colocado de propósito no grupo de endereços. Tem horas que pode ser algo engraçado e você simplesmente dá umas boas risadas, ignora e continua seu trabalho. Mas às vezes as mensagens têm um tom malicioso e te colocam em uma situação ridícula... e aí?

O ideal nesse caso é manter a compostura, pegar o telefone e ligar para quem começou essa fofoca. Ninguém espera que você ligue para resolver este assunto, e aí as coisas ficam mais fáceis de serem resolvidas. Além da conversa em tempo real, as perguntas e respostas ficam mais orgânicas e naturais, e de quebra você ainda percebe se a pessoa que começou o burburinho vale a pena ou não. É chegada a hora de respensar as amizades.

Faltam informações

Todo mundo adora um e-mail curtinho, direto ao ponto, sucinto e bem objetivo. Mas tem horas que os remetentes abusam dessa objetividade e acabam esquecendo informações importantes – principalmente aqueles que digitam de seus tablets ou smartphones durante um dia corrido no trabalho.

Você pode ser bem mais objetivo e claro que eles ao responder já colocando no campo "Assunto" do e-mail que precisa de mais especificidade. Para clarear mais ainda as ideias, liste suas perguntas em tópicos e diga para quando você precisa daquela resposta.

E-mails passivo-agressivos

Existem várias formas de agir de maneira passivo-agressiva em e-mails: ignorando mensagens, copiando o chefe, adicionando emoticons e pontos de exclamação para parecer amigável e disfarçar a raiva, etc. Quem escreve e-mails passivo-agressivos geralmente está lutando para ocultar que está bravo. Essas pessoas não sabem muito bem expressar que estão nervosas, mas isso também não significa que é para você entrar no jogo delas. Não dê esse gostinho a elas.

A melhor maneira de lidar com isso é ser direto. Está certo que ninguém pode mudar uma pessoa que tem problemas de comunicação, mas dá para evitar de cair no jogo dessas pessoas. Mantenha seus e-mails curtos, diretos ao ponto, objetivos. Não deixe que as emoções de outrem atrapalhem sua objetividade. E seja como for, não leve para o lado pessoal, ok? É apenas um e-mail.

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