9 dicas do presidente do Google para otimizar o uso do e-mail

Por Joyce Macedo

Mesmo com a adoção das redes sociais batendo recordes impressionantes, uma ferramenta criada nos anos 1970 ainda é extremamente útil na comunicação virtual: o e-mail. Apesar do seu uso não envolver grandes segredos, a falta de organização e cuidado com as mensagens de correio eletrônico podem transformar nossa Caixa de Entrada em uma verdadeira bagunça e diminuir a eficiência no uso do e-mail.

Em seu livro intitulado "How Google Works", o ex-CEO do Google e atual presidente da Alphabet, Eric Schmidt, revela algumas regras pessoais que aplica para otimizar o uso do correio eletrônico. São elas:

1. Responda rapidamente as mensagens recebidas

Tente responder a todos os e-mails que receber o mais rápido possível. Isto significa que você não deve responder apenas um seleto grupo de remetentes, como seus amigos mais próximos, mas sim dar atenção a todas as mensagens que receber.

Sabemos que esta tarefa nem sempre é muito empolgante, mas tente usar pelo menos uma resposta curta, como "Ciente", que, apesar de parecer curta até demais, ainda é muito melhor do que deixar as pessoas “falando sozinhas”.

Este hábito resultará num ciclo de feedbacks positivos de comunicação, fazendo com que sua equipe e colegas fiquem cada vez mais propensos a inclui-lo nas discussões e decisões importantes, pois sabem que você está lendo as mensagens e participando dos assuntos abordados. A falta de resposta pode indicar um grande desinteresse por quem enviou a mensagem ou por seu conteúdo.

2. Seja direto e claro em suas mensagens

Ao escrever um e-mail, cada palavra importa e papo furado não é bem-vindo. "Se você está descrevendo um problema, defina-o claramente. Fazer isto também requer mais tempo, não menos", explica Eric Schmidt em seu livro.

Escrever bem demanda mais tempo, pois você precisa primeiro esboçar o assunto que deseja abordar e, em seguida, eliminar todas as palavras desnecessárias para o entendimento da mensagem. Basicamente, deixe de fora do seu texto trechos que as pessoas poderiam pular tranquilamente durante a leitura do e-mail sem perder a compreensão.

3. Mantenha sua caixa de entrada limpa

Quanto tempo você passa olhando para sua caixa de entrada, apenas tentando decidir qual e-mail vai responder primeiro? Quanto tempo você gasta abrindo e lendo e-mails que já foram lidos? Essa análise diária da sua caixa de entrada pode ser considerada um grande desperdício de tempo.

Ao receber um novo e-mail, você tem algumas opções:

  • Ler o suficiente para perceber que você pode descartá-lo, pois se trata de um anúncio que não é do seu interesse, por exemplo;
  • Ler toda a mensagem e responder prontamente;
  • Ler e deixar para decidir o que fazer mais tarde;
  • Ler mais tarde.

O ideal é escolher entre uma das duas primeiras opções, uma vez que se você ficar marcando todos os seus e-mails para agir depois, sua caixa de entrada se transformará numa grande lista de afazeres. No entanto, se você receber uma mensagem que exige uma análise mais profunda, aproveite os recursos de tag dos serviços como Gmail para respondê-la assim que tomar uma decisão a respeito do assunto.

Para evitar o uso excessivo de tags, você deve limpar os itens marcados diariamente. Um bom momento para fazer isso é à noite, zerando seus e-mails antes de dormir para começar tudo de novo no dia seguinte. Quanto mais tempo você ficar sem realizar uma limpeza, maior será o acúmulo desnecessário de mensagens.

4. Dê atenção às mensagens mais recentes

E-mails antigos podem se tornar obsoletos, uma vez que outras pessoas podem ter assumido a responsabilidade pelo assunto tratado. Portanto, lembre-se sempre de cuidar primeiramente das mensagens mais recentes, evitando o acúmulo de e-mails não lidos ou não respondidos.

5. Encaminhe informações úteis

O presidente da Alphabet alerta: “Lembre-se, você é um roteador". Com esta frase ele quer dizer que nós somos responsáveis pelo encaminhamento das informações que recebemos, assim como o aparelho usado em redes de computadores. "Quando você receber uma mensagem com informações úteis, leve em consideração quem mais iria achá-la útil e repasse”, completou Schmidt em seu livro.

Apesar desta preciosa dica, lembre-se sempre de que você deve analisar cuidadosamente aquilo que encaminha para seus contatos, evitando correntes e assuntos que não têm absolutamente nada a ver com os destinatários escolhidos.

6. Use com sabedoria o recurso de cópia oculta

Sempre que você optar por utilizar o recurso BCC ou CCO, mais conhecido como Cópia Oculta, pergunte-se o motivo desta decisão. "A resposta é quase sempre que você está tentando esconder alguma coisa, o que é contraproducente e potencialmente desonesto em uma cultura transparente", diz o executivo. Se esta for a sua resposta, opte por copiar abertamente as pessoas desejadas ou então não copie ninguém.

7. Cuidado com o Caps Lock

Basta entender o mínimo de etiqueta virtual para saber que escrever em CAIXA ALTA (CAPS LOCK) não é nada elegante. O uso de palavras em Caps Lock corresponde a gritar na internet; portanto, se você não gritaria com alguém pessoalmente, por que fazê-lo ao redigir um e-mail? Existem outras formas de destacar ou dar ênfase às palavras ou frases desejadas sem apelar para a caixa alta.

8. Acompanhe o andamento das tarefas que você solicitou

Quando você enviar um e-mail para alguém com uma tarefa que deseja acompanhar, você pode utilizar os marcadores – como o Follow Up – para encontrá-la facilmente no futuro e até mesmo reenviá-la para o remetente com uma nova introdução ou assunto dizendo "isto já foi feito?".

Follow up Gmail

Imagem: Captura de tela / Canaltech

Outra dica é usar o Google Tarefas para administrar a lista do que você precisa fazer. Para adicionar uma tarefa relacionada a uma mensagem do Gmail, basta abrir o menu "Mais" do e-mail e selecionar "Adicionar às tarefas".

Tarefas Gmail

Imagem: Captura de tela / Canaltech

Lembre-se que é possível criar várias listas para organizar tarefas diferentes, portanto, você pode criar uma lista dedicada aos e-mails onde solicita que terceiros realizem determinadas ações.

Tarefas Gmail

Imagem: Captura de tela / Canaltech

9. Organize o conteúdo para buscas futuras

A dica de Schmidt é: "Se você receber algo que acredita que possa querer recuperar posteriormente, encaminhe para si mesmo juntamente com algumas palavras-chave que descrevem o seu conteúdo" O segredo aqui é pensar como você iria procurar por isto depois, qual termo digitaria na barra de pesquisas da sua caixa de e-mails. "Isso não é útil apenas para e-mails, mas também para documentos importantes", diz o executivo.

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