eSocial transforma prestação de contas ao governo e cultura das empresas

A adequação ao eSocial exige das corporações um novo patamar de planejamento e organização. A medida do governo federal entrará em vigor nos próximos meses e impactará mais de 6 milhões de empresas. O sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas unificará as informações que o empregador tem de prestar sobre seus empregados à Receita, ao Ministério do Trabalho, à Caixa Econômica Federal e ao Instituto Nacional de Seguro Social (INSS).

Se, atualmente, há um formato e uma exigência para prestar informações a cada órgão do governo, o eSocial fará com que a apresentação seja feita de forma unificada. Isso significa que as empresas só conseguirão cumprir a norma com uma base de dados integrada e atualizada. Determinar as mudanças necessárias e realizá-las dentro do prazo exige um esforço dedicado dentro de cada empresa. Essas equipes terão de analisar os cadastros, avaliar e, eventualmente, redesenhar a arquitetura de sistemas e reformular os processos internos de forma a aumentar a confiabilidade dos registros e facilitar o envio. Um grande esforço para um prazo exíguo.

Após a etapa de planejamento, a execução pode levar de quatro semanas a cinco meses, conforme o segmento de atuação e porte da empresa, o volume de movimentação, o número de funcionários, a diversidade de turnos de trabalho e a quantidade de terceiros. O cronograma para envio do primeiro relatório do eSocial ao governo prevê que empresas tributadas pelo lucro real transmitam os dados cadastrais até 30 de junho. As tributadas pelo lucro presumido têm até 30 de novembro.

Um dos desafios do eSocial é a diversidade, o detalhamento e o volume de informações que devem ser prestadas pelo empregador. São mais de 200 páginas e um conjunto de mais de 20 tabelas com centenas de itens. O primeiro passo de uma iniciativa de preparação para o eSocial é conhecer as exigências e os layouts de entrega e analisar a consistência dos dados da folha de pagamento, jurídico, impostos, compras, financeiro, controladoria, tecnologia da informação, medicina e segurança do trabalho. Como não se restringem apenas ao departamento de recursos humanos, é importante que haja integração e sintonia com gestores de outras áreas e até com os próprios funcionários, que deverão comunicar à empresa sobre mudanças em seu cadastro, obrigatoriamente. O eSocial exige então muito mais do que adaptações, mas uma mudança de cultura organizacional. O apoio externo de uma consultoria especializada pode acelerar tanto a aprendizagem como a adequação de processos e sistemas ao novo modelo.

As pequenas empresas, embora tenham um número menor de funcionários, terão de migrar para o sistema todos os dados gerados e armazenados, muitas vezes, manualmente. Nas grandes companhias, o desafio tecnológico será integrar informações alocadas, na maioria dos casos, em diferentes sistemas. O envio pode ser feito por meio do portal do eSocial ou de um módulo concentrador, que reunirá todos os dados e enviará ao governo federal. A Receita emitirá um protocolo após o recebimento dos dados.

A integração em um sistema único possibilitará o cruzamento de informações, antes descentralizadas, e colaborará para uma fiscalização mais assertiva e eficiente. Quando em vigor, a medida substituirá cerca de dez documentos hoje apresentados ao governo separadamente, reduzindo inconsistências na prestação de contas das empresas.

Toda inovação traz em si uma complexidade natural, que vai sendo dirimida ao longo do tempo. O eSocial é mais um passo dentro da estratégia do governo para informatizar e aumentar o controle sob as informações das empresas. Experiências como a nota fiscal eletrônica e o Sped Fiscal ilustram o potencial do eSocial de colaborar para a informatização e a desburocratização do relacionamento entre o governo e as empresas.