Reuniões altamente eficientes

Por Colaborador externo

A reunião é uma ferramenta fantástica, se usada corretamente. Além disso, ela é muito cara. Por isso, devemos ter muito cuidado antes de agendar uma reunião! Calcule quanto custa a hora de cada participante (incluindo você) que deseja convocar, some tudo e veja por quanto sairia essa reunião. Você irá se surpreender!

É muito fácil, falar: Vamos fazer uma reunião. Mas quais são os objetivos? Realmente é necessário uma reunião? Portanto, não é sadio nem recomendado agendar reuniões sem pauta, sem um objetivo concreto e sem saber o que se espera obter ao final da reunião.

O CEO da Agência ISSO É.com, Alex Villaverde escreveu algumas dicas e passos importantes para realizar uma reunião eficiente e produtiva, então pegue suas anotações e confira estas dicas incríveis.

1 - Analise a necessidade da reunião

  • Em muitos casos, e-mails ou relatórios geralmente são suficientes para atualizar as informações que seu grupo precisa.

2 - Planejamento da reunião

  • Definição do objetivo e divisão dos assuntos em tópicos
  • Definição do tempo (em minutos) para cada tópico
  • Reunião produtiva não demora mais do que 60 minutos

3 - Convocação

  • Criação da Agenda com os principais dados do participante;
  • Convocação dos interessados e que possuem papel fundamental na reunião;
  • Importante enviar a pauta para todos, destacando o objetivo da reunião;
  • Destacar horário de início e término;
  • Um dia antes da reunião, enviar lembrete ou ligar para confirmar.

4 - Estrutura e Abordagem

  • Crie uma estrutura para sua reunião. Se você expuser qual resultado está buscando, isso irá despertar nos participantes mais interesse e tornar a reunião mais produtiva;
  • Certifique-se de que todos os presentes entendem os objetivos a serem alcançados;
  • Enfatize o horário de término da reunião.

5 - Assuma a Reunião

  • Reuniões eficientes são resultado de uma boa liderança;
  • Manter-se firme ao assunto também é a chave para manter o roteiro;
  • Não esqueça do tempo para cada tópico;
  • Não deixe que assuntos pessoais faça parte das discussões;
  • Deixe um relógio a mostra e controle o tempo.

6 - Feedback dos participantes

  • Todos devem ser ouvidos, é responsabilidade do líder da reunião fazer esta condução ser efetiva;
  • Evite impor sua opinião constantemente, ouça, pondere e pense bem;
  • Evite a tentação de descartar ideias imediatamente – mesmo quando elas parecem ser absurdas;
  • Controle o tempo e evite que os participantes desviem do foco principal;
  • O Objetivo da reunião é debater ideias, assuntos pessoais ficam de fora.

7 - Plano de Ação

  • Distribuir as tarefas da reunião e analisar os objetivos;
  • Destacar as próximas ações e os envolvidos;
  • Dica: Se no final da reunião, não teve nenhuma ação, a reunião foi totalmente improdutiva.

Fazer reuniões é algo importante, mas precisa ter uma razão muito clara, nos tempos competitivos que vivemos não podemos perder tempo com assuntos que não agregará em nada.

Uma alternativa que utilizamos é a reunião via Hangout e o Skype, reuniões remotas tendem a demorar menos tempo e são mais focadas no objetivo proposto.

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