Planejamento detalhado: essencial para adequação ao eSocial

Por Denis Del Bianco

A obrigação ao Sped Social e os impactos do projeto nas empresas foi tema de outro artigo nesta coluna. Entre os desafios, destacamos a transformação cultural causada pela nova regulamentação do Governo Federal e o prazo exíguo para a adequação. No entanto, no decorrer dos projetos, identificamos outros pontos que também requerem atenção, entre eles, a necessidade de modificar inúmeros procedimentos da organização para garantir a confiabilidade e a consistência dos dados.

Aproximadamente 75% dos processos de diversas áreas das empresas serão impactados pelo eSocial, não apenas a área de Recursos Humanos. Dessa forma, a adequação ao eSocial não é um projeto do Departamento Pessoal, nem consiste apenas de uma alteração de sistemas. O eSocial irá modificar o dia a dia dos funcionários da organização durante e após a implantação. Os gestores terão de mudar a maneira como tomam decisões, sejam elas de contratação ou realocação de profissionais e um planejamento detalhado será, mais do que nunca, necessário.

Atividades rotineiras, como a admissão de funcionários, exigirão antecedência. Atualmente, muitos colaboradores fazem o exame admissional durante seus primeiros dias na empresa. Com o eSocial, terão que fazê-lo, obrigatoriamente, antes de ingressar no ambiente de trabalho. Uma organização com alta demanda de mão de obra, por exemplo, precisará rever seu processo de recrutamento e seleção. Integrá-lo a um banco de currículos, por exemplo, poderá agilizar a contratação.

Outro ponto que requer atenção é a movimentação de colaboradores entre as áreas da companhia. Algumas vezes, a realocação não é registrada no sistema. No entanto, mudanças informais afetarão a consistência dos dados informados ao governo. Para reduzir esse risco, as organizações podem implementar um workflow de movimentação, que registrará a mudança automaticamente no sistema. Esse cuidado garantirá a qualidade das informações prestadas e manterá a operação em conformidade com a nova regulamentação.

A base de dados também é uma questão delicada do eSocial. No artigo anterior, abordamos a necessidade de validar as informações dos funcionários por meio de um censo. Mas, além disso, será indispensável sanear os dados. Muitos cadastros possuem letras em meio a números, informações duplicadas e definições de gêneros erradas. Alguns dados hoje descritos em forma de texto pelas empresas passarão a ter um código no eSocial. Ao invés de escrever “São Paulo”, por exemplo, iremos inserir o número referente à cidade.

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O tamanho do campo de informações também exigirá uma avaliação cuidadosa. O novo sistema comportará no máximo 70 caracteres. Portanto, antes de atualizar o layout do Sped Social, as empresas devem checar toda a base de dados e alterá-la, se preciso, para não perder nenhuma informação.

As companhias terão ainda que se dedicar ao enquadramento das profissões dos colaboradores no Código Brasileiro de Ocupação (COB). A evolução do mercado de trabalho e o surgimento de novas profissões faz com que as empresas tenham dificuldade de ajustar inúmeras ocupações ao código. Além disso, nem sempre há equiparação de cargos, atividades e salários entre organizações ou departamentos.

O prazo para as empresas se adequarem ao Sped Social dificultava ainda mais todo o processo. No entanto, recentemente, o Governo anunciou uma nova data para o primeiro envio de informações. Agora, as companhias de lucro real terão até outubro para transmitir os dados dos funcionários via eSocial, enquanto as demais devem aderir ao projeto em janeiro de 2015, quando as atuais guias de recolhimento serão substituídas definitivamente.

A extensão do prazo permitirá que as organizações realizem as alterações com mais calma. Um planejamento detalhado ajudará a minimizar os impactos da mudança e elevará o nível de compliance na prestação de contas das empresas ao Governo. Os benefícios da adequação ao eSocial vão além do cumprimento de uma obrigação legal, podendo também representar uma oportunidade para a evolução dos processos internos da organização.

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