Gerindo o tempo que o ano levou

Por Colaborador externo | 28 de Novembro de 2014 às 08h00

por Renato Lopes*

Cada vez mais a questão do tempo se torna uma unanimidade entre os profissionais de várias áreas. Inclusive agora, na reta final de mais um ano, escutamos muito que o dia deveria ter mais de 24 horas ou que o ano acabou e não se conseguiu fazer nada.

A grande questão é: falta mesmo tempo ou não direcionamos bem o tempo que temos?

Eu acredito na segunda opção. Por isso falarei sobre atitudes simples e fáceis que tornam absolutamente possível gerir o nosso tempo e fazê-lo render.

Tenho visto nas empresas pessoas que trabalham 10, 12 horas diárias para cumprirem suas tarefas parecendo que não há fim ou tomando o seu tempo livre com pendências do trabalho. Existem também aqueles que fazem projeções semanais ou mensais sem programar o seu dia.

Não está certo. A primeira tarefa para gerir melhor o seu tempo é programar o seu dia. Isso faz com que você esteja mais preparado para a semana ou o mês. Para isso sugiro uma técnica muito antiga e que auxilia muito, mesmo em tempo de tanta tecnologia: o bom e velho papel e caneta, seus maiores aliados para ter uma visão abrangente do seu dia.

Na primeira hora da manhã, após o cafezinho, pegue uma folha e anote suas tarefas e compromissos do dia. Após anotar, enumere a prioridade de cada um para que você possa se organizar. Na hora de escolher a prioridade, leve em consideração não só a urgência, mas o tempo em que aquela tarefa vai gastar, pois muitas vezes tarefas rápidas podem ser executadas primeiro para já tirarmos da frente. E cabe aqui uma estratégia fundamental para o funcionamento dessa técnica: nunca deixe tarefas para todo o seu dia, pois sempre haverá imprevistos e essas tarefas podem se repetir muito. Sendo assim, quando executá-las, risque da sua folha, e ao fim do dia faça um balanço do que já está riscado.

No dia seguinte refaça a sua lista repetindo o que não foi feito no dia anterior e marcando ao lado da tarefa o número de dias que a mesma se repetiu. Se essa tarefa se repetiu mais de cinco dias, avalie se realmente é necessário executá-la.

Para quem é mais visual, o uso dos papéis auto coláveis, os famosos “post its”, podem fazer muita diferença. Colados ao redor do monitor ou em um quadro de fácil visualização, utilize para cada tarefa um papel e, ao executá-la, retire e jogue fora. Ao final do dia, ao visualizar a quantidade menor de papéis colados, você terá uma sensação de alívio e dever cumprido. Junte-os e cole novamente com as novas tarefas no dia seguinte, marcando ao lado os dias que elas se repetem, e faça a mesma análise após cinco dias. Quando você enxergar que há poucos papéis para as tarefas diárias, aumente para semanal e posteriormente mensal. Aqui também é interessante intercalar as tarefas maiores com as menores para dar mais dinamismo ao seu dia e não deixá-lo cansativo.

Agora, se você é daqueles que só prometeu que iria se organizar durante 2014 e não o fez, que tal tentar esses últimos meses? Assim já servirá de teste como preparativo para 2015 já que, como todos nós sabemos, acumulamos várias funções nesse fim de ano. Além de todos os fechamentos anuais de nossa vida corporativa, temos preparativos de presentes, Natal, Ano Novo, confraternizações... Essa organização serve para essas tarefas também, afinal, a ideia é ter uma melhor gestão do tempo para aproveitá-lo com qualidade.

Até aqui tudo simples, certo? Porém, existe uma atitude que pode botar tudo abaixo: a sabotagem. Sem que a gente perceba, ela pode tomar conta de nossa mudança de atitude e nos fazer perder a vontade de continuar aos poucos. Por isso, tome muito cuidado com algumas atitudes:

  • Não faça uma lista de tarefas difíceis de serem cumpridas. Muitas vezes as pessoas colocam tudo o que não foi feito no ano inteiro para os últimos meses. Impossível alcançar e fácil desanimar.
  • Não procrastine, pois o "deixar para depois" pode virar uma bola de neve. Se não deu tempo de ser executado hoje devido a outras tarefas, execute no máximo até amanhã. Coloque prazos para você mesmo e se cobre sobre eles, pois mais coisas virão.
  • Organização é a palavra-chave. Se você deixou para última hora, organize-se nesse tempo. Se você precisa correr, corra para o lado certo, senão correrá mais de uma vez.
  • Não hesite em pedir ajuda. Há momentos em que precisamos ser humildes e pedir auxílio para pessoas que podem nos ajudar nas tarefas para cumprirmos os prazos estabelecidos. Afinal, por mais que quiséssemos ou tentemos ser super-heróis, ainda somos mortais com boas intenções, mas com pouco tempo.

E para finalizar, não se julgue ou se autoflagele se, mesmo com todas essas dicas, não conseguir cumprir todas as tarefas planejadas para 2014. Sempre teremos outras oportunidades e precisamos saber aproveitá-las para ter o tempo ao nosso favor. E tenha calma, pois o que está acabando é o ano e não o mundo.

*Renato Lopes é Gestor da área de TI e acredita que a humanização dessa área é a chave para conquistar equipes de alta performance e auto gerenciáveis. Palestrante e Professor Universitário, Renato busca compartilhar técnicas e soluções para formar times vencedores e entusiastas, buscando a qualidade de vida junto à satisfação do trabalho.

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