Atos aumenta a produtividade ao desencorajar uso do e-mail corporativo

Por Redação | 21 de Julho de 2014 às 10h50

Em 2011 a Atos iniciou uma tentativa inédita: abolir a troca de e-mails da sua equipe com o programa “Zero e-mail” - isso porque a empresa percebeu que seus 76 mil funcionários ao redor do mundo gastavam muito para ler, responder e apagar as mensagens eletrônicas, tempo que era perdido em produtividade.

Após três anos do início do programa, a empresa de TI apresentou dados que mostram a eficácia da ideia. Os problemas dos clientes passaram a ser resolvidos 30% mais rápido, com uma redução de 8% nos custos de telefonia e diminuição de 15% no número de viagens.

O programa teve início quando a empresa descobriu, por meio de uma pesquisa, que 40% dos e-mails trocados entre a equipe não agregavam valor ao negócio. Com esse dado, o presidente global da Atos, Thierry Breton, declarou que até o fim de 2013 a empresa estaria livre das mensagens eletrônicas. Atualmente, a ferramenta ainda é utilizada pela empresa - no entanto, em um número muito menor. A quantidade de mensagens eletrônicas enviadas semanalmente pelos funcionários caiu de 100 em 2011 para 17 hoje em dia.

O diretor de consultoria da Atos para a América Latina, Fernando Simões, afirma que a meta é apenas um norte. Com os recursos existentes hoje, dificilmente a empresa conseguiria zerar a troca de e-mails, principalmente com o cliente, afirmou ele em entrevista para o site Info.

Mas com a abolição dos e-mails, como fica a comunicação entre os funcionários? A resposta está no blueKiwi, uma rede social corporativa, onde os empregados conseguem compartilhar conteúdo, trocar mensagens instantâneas em privado e participar de comunidades.

Nas comunidades os funcionários podem debater temas e encontrar soluções conjuntamente. Por exemplo, uma comunidade é voltada para suporte para SAP. Quando um funcionário encontra uma dificuldade, relata o problema lá e um especialista disponível já começa a resolver o problema. Com este tipo de suporte mais instantâneo, o tempo de resposta caiu de dois dias para 48 minutos neste tipo de demanda.

Segundo Simões, quando surge um problema de alta complexidade, funcionários com diferentes bagagens podem ajudar na solução, gerando um “ganho absurdo”, afirma ele.

O blueKiwi também é responsável por economia dos gastos da empresa. Antigamente, contratos com clientes, por exemplo, eram produzidos localmente. Agora, com a rede social, é mais fácil ter a colaboração entre profissionais, o que permite que partes dos textos sejam reaproveitados. Neste sentido, o uso de contratos não padronizados caiu mais de 50%, reduzindo os custos.

Para que as mudanças fossem realmente aceitas pelos funcionários, a empresa viu que seria necessário um engajamento de chefes e lideranças. Para incentivar a participação deste grupo, a Atos atrelou 10% do bônus dos seus 700 executivos da mais alta liderança com o desempenho do programa em 2013. Neste ano, outra novidade: cinco indicadores foram criados para medir a participação de cinco mil líderes e gerentes na rede social.

O objetivo é medir continuidade, iniciativa, engajamento, reação e impacto. Os itens serão avaliados por dia, mês e trimestre. Quem atingir três das metas receberá 100% do bônus e quem cumprir quatro ou mais, receberá 130% da premiação.

Atualmente, a Atos conta com mais de 74 mil funcionários ativos na rede social, com uma média de 300 mil postagens por mês e participação em mais de sete mil comunidades, com quase dois milhões de páginas visitadas por mês.

As mudanças exigiram que os funcionários recebessem um treinamento comportamental e técnico para o uso do blueKiwi, alterando a cultura da empresa. Na companhia ainda existem 3.500 funcionários dedicados às mudanças. Eles auxiliam os colegas no uso da rede social e ensinam como otimizar os acessos, ajudando no gerenciamento e monitoramento das comunidades.

Fonte: http://info.abril.com.br/noticias/carreira/2014/07/empresa-declara-guerra-ao-e-mail-e-ganha-em-produtividade.shtml?utm_src=fotologhome&utm_fotoposition=1

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