A importância do ECM na organização de uma empresa

Por Colaborador externo | 08 de Agosto de 2014 às 07h15

Por Paulo Theophilo*

Atualmente o foco de muitas empresas, devido à sua eficiente capacidade de capturar, armazenar e gerenciar tanto conteúdo estruturado como não estruturado é o ECM (Enterprise Content Management). E, de acordo com o estudo da consultoria americana Radicati, esse mercado vai crescer, em todo mundo, de US$ 5,1 bi em 2013, para mais de US$ 9,3 bi em 2017.

Quando se pensa no gerenciamento de conteúdo é possível fazer uma analogia a Alvin Toffler e sua principal obra, "A Grande Onda" – e nesse contexto é possível dizer que o Brasil vive a primeira onda no ECM. As empresas estão fermentando as uvas para fazer o vinho, com a elaboração ou já implantação de grandes projetos, na maioria sem planejamento.

Na realidade, o maior desafio é transformar estas iniciativas em um projeto corporativo, mas o mercado está amadurecendo com velocidade. Já temos sinais do progresso para a segunda onda, onde com a ajuda de fornecedores especializados algumas companhias estão preocupadas com processos sob a ótica da gestão da informação.

Países desenvolvidos já vivem há bastante tempo na terceira onda. Nela o real valor da gestão da informação foi percebido claramente e os resultados financeiros estão aparecendo em maior escala.

De fato, o ECM se tornará essencial e indispensável nos próximos anos – basta ver a evolução do seu mercado na pesquisa da Radicati. Qualquer empresa, não importa o tamanho, tem uma demanda real por organização da informação: casa arrumada significa menos tempo perdido com processos, resultando em uma competição mais assertiva.

E como as maravilhas prometidas pelo ECM podem ser colocadas em prática?

Bom, em primeiro lugar, se sua empresa não possui um departamento de TI super estruturado e especializado na gestão de conteúdos, nem tente fazer em casa. O ECM vai muito além de capturar, armazenar e indexar arquivos digitais – por trás há uma série de estratégias, métodos e ferramentas que oferecem inteligência aos processos organizacionais, permitindo a gestão dessas informações não estruturadas. É mais um serviço que vale a pena entregar nas mãos de uma empresa especializada. Ela vai analisar o ambiente e desenhar uma solução que se adeque a todas as necessidades.

No Brasil o volume de impressão está se expandindo, mas só cresce porque o volume de informações também aumenta. As empresas buscam cada vez mais disponibilizar a informação em documentos digitais, e para isso acontecer é preciso ter um equilíbrio entre o impresso e o que é transformado em digital.

Um dos exemplos mais contundentes – e que todos conhecem – é o Imposto de Renda. Foi um grande divisor de águas, já que nenhum brasileiro faz mais a declaração no papel – o arquivo já nasce digital! Imagine se uma empresa tivesse que procurar seus documentos, contas e processos declaratórios, quanto tempo iria demorar? A gestão e organização de documentos por meio digital elimina os custos referentes à compra de papel e impressão. Também são eliminadas as saídas para envio de malote ou correio.

Outra utilização interessante é para empresas que possuem um fluxo de documentos não estruturados, como aprovação de crédito, prontuários de RH e workflow de notas fiscais. O ECM os torna mais simples, rápidos e automatizados, resultando em informações acessíveis, processos mais ágeis e seguros. Isso significa redução de custos e maior eficiência operacional.

Todas as empresas têm um ciclo muito grande de contratos e para isto é preciso ter uma base inteligente, avisando a data de vencimento de cada um deles. A utilização de uma ferramenta de ECM é capaz de avisar o usuário antes de seu vencimento, evitando multas e outros inconvenientes.

Os benefícios do ECM são muito interessantes, como já deu para perceber. É simplesmente uma metodologia que ajuda, entre outros processos, a transformar os documentos físicos desorganizados em digitais organizados, criando informações úteis. Imagine o tamanho do arquivo morto do RH de uma empresa centenária. E que ele poderia simplesmente caber em um HD externo!

O documento digitalizado sozinho não tem valor, ele só vale quando tiver uma ordem que seja capaz de gerar informação com valor agregado para as companhias.

Pense nisso, sua empresa só tem a ganhar.

*Paulo Theophilo é diretor de Marketing e Negócios da Simpress.

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