5 dicas para obter sucesso na implantação de um software de gestão empresarial

Por Colaborador externo

Os Sistemas ERP (Enterprise Resourse Planning) têm por objetivo minimizar a complexidade do acompanhamento isolado de cada processo dentro de uma empresa, funcionando como um grande arquivo, com dados que interagem e se realimentam a cada nova informação que é gerada ou inserida.

No entanto, a implantação destes softwares, se mal conduzida, pode influenciar de forma inadequada o ambiente corporativo e impactar negativamente no clima organizacional de uma companhia. Isso ocorre, porque estes sistemas transformam tanto a rotina das pessoas como os processos adotados, muitas vezes, por um longo período de tempo. Embora a informatização seja essencial para o empreendedor que deseja se manter competitivo no mercado, muitos sofrem por não escolherem o programa realmente alinhado às suas necessidades ou acabam perdendo as rédeas de sua utilização.

Para obter sucesso na adoção de um ERP, confira agora as cinco dicas de Marcos Paulo Malagola, que atua na Mega Sistemas Corporativos, empresa que oferece soluções tecnológicas de gestão empresarial para companhias que atuam nos segmentos de Construção, Logística, Manufatura, Combustíveis, Agronegócios e Serviços. Malagola é diretor executivo do Mega Construção e possui mais de 10 anos de experiência em implementação de softwares de gestão empresarial.

  1. Escolha bem o software antes de instalá-lo. Parece básico, no entanto, muitas empresas não tomam os devidos cuidados nesta importante fase. A maioria das companhias não investe tempo para conhecer o fornecedor da solução, suas metodologias e tradição no mercado, além de nortearem as suas decisões apenas no custo. Também é recomendável procurar fornecedores que desenvolvam softwares especialistas, adequados para atender às necessidades de cada empresa, de acordo com o seu setor de atuação.
  2. Reduzir sumariamente as horas de treinamento das equipes que utilizarão os sistemas, em função do investimento no projeto, pode sair muito mais caro do que se imagina. Treinamento é essencial, pois serão os colaboradores que utilizarão os softwares após a implantação. Lembre-se, a implementadora já conhece o produto e tem um prazo contratual para deixar a empresa apta a utilizar os programas contratados, porém todos precisam estar devidamente capacitados ao final deste processo.
  3. Não transfira a responsabilidade do sucesso do projeto apenas para o fornecedor contratado. A implementadora participa com todo seu know-how, porém o envolvimento de todas as áreas e gestores da contratante é fundamental. Somente assim será possível usufruir de todos os benefícios que a utilização destes softwares oferece.
  4. Documente tudo. A implantação de um ERP é um momento ímpar para que haja revisão dos processos utilizados pela empresa e eliminar os vícios adquiridos ao longo do tempo, além de evitar retrabalhos no futuro. “Dedique tempo ou concilie um projeto de revisão de processos internos para que você mantenha o conhecimento da ferramenta perene em sua empresa, minimizando os impactos em eventuais trocas de equipe”, aconselha Malagola.
  5. Monitore constantemente o uso da ferramenta. É comum que, ao longo do tempo, os usuários, especialmente os que não participaram do processo de implantação, comecem a deixar de usar certas funcionalidades, voltando ao hábito de adotar planilhas e controles paralelos. “É saudável, anualmente, fazer uma medição da utilização das funcionalidades disponíveis na ferramenta e comparar com o que é realmente utilizado na prática”, alerta.
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