Copa e Olimpíadas: organizando uma festinha…Para centenas de milhares de pessoas

Por Colaborador externo | 05 de Abril de 2014 às 18h16

Por Udi Geismar*

Eventos globais como as Olimpíadas e a Copa do Mundo, que esse ano chega ao Brasil, exigem grandes investimentos. No entanto, o foco geralmente fica nas obras e grandes performances esportivas que movimentam bilhões de dólares; só em Sochi, na Rússia, foram US$ 50 bilhões investidos nas Olimpíadas de Inverno deste ano. Mas há outro fator igualmente, ou até mais importante, e que, eventualmente, não recebe a devida atenção: as pessoas trabalhando nestes eventos.

Já imaginou organizar uma festinha para centenas de milhares de pessoas? Na África do Sul foram 300 mil turistas. Certamente você precisará de várias equipes, desempenhando diversas funções e serviços. Tais equipes, que normalmente não trabalham ligadas umas às outras, e são temporárias, precisam ser treinadas e organizadas de modo que cada integrante saiba aonde ir, o que fazer, e quando, agindo de maneira eficaz para que tudo corra bem e todos sintam-se felizes.

Em geral, um evento de grande porte conta com voluntários, equipes de segurança, de montagem, de limpeza e mais uma infinidade de grupos desempenhando papéis diferentes, em vários locais, simultaneamente. Não é raro, ainda, que dentro destas equipes tenham também fornecedores diferentes. Dados do governo brasileiro mostram que na Copa do Mundo deste ano, no Brasil, serão utilizados 45 mil policiais para a segurança, enquanto que nas Olímpiadas de Londres, em 2012, foram alocados, entre policiais e funcionários de empresas de segurança privada, quase 40 mil agentes depois de um fiasco no treinamento e disponibilização de agentes de segurança.

O fato a ser levado a sério pelas empresas atuantes em tais eventos no Brasil é que são milhares de pessoas que precisam estar no lugar e na hora certos, treinados, e com os recursos necessários para fazer sua parte e não acabar com a festa de ninguém. Soluções de gestão de força de trabalho, que permitem não apenas dizer quem irá fazer o que, mas manter a visibilidade da organização de tudo que está acontecendo; prever e responder às demandas em tempo real, além de planejar e ajustar a equipe de acordo com a necessidade são essenciais para que tudo corra tranquilamente. No entanto, a falta desse tipo de planejamento, controle e ferramenta especializada pode levar a crises como a de segurança nas Olímpiadas de Londres, onde a falha na organização de pessoal e medidas emergenciais para suprir a deficiência quase resultaram em desastre. Ou até um exemplo local, na Copa das Confederações no ano passado, em que não havia atendimento suficiente nos restaurantes.

É fundamental ter em mente que organizar um evento de tamanha proporção não é um trabalho fácil, e nem para amadores, mas com a utilização de serviços de apoio, como um software de gestão de produtividade, que consiga ser usado remotamente, aliando assim mobilidade e gestão da força de trabalho em campo, é possível alcançar grandes benefícios para a organização e, principalmente, para o público que está ali apenas para aproveitar a festa.

Além disso, reduzir os custos de gestão, obter mais eficiência das equipes, controle e visibilidade dos funcionários envolvidos no evento, pode garantir um melhor atendimento e elevar níveis de serviços para os participantes.

Existem hoje no mercado soluções que possibilitam a gestão e otimização de funcionários de campo, ou seja, aqueles que não ficam em um escritório. A implementação destas soluções precisam ser vistas como parte essencial na organização de grandes eventos, pois podem minimizar eventuais falhas. Além disto, soluções como a da Clicksoftware de gestão e otimização podem aumentar a produtividade das empresas em média de 17%. Possibilitando se fazer o mesmo número de tarefas com menos funcionários ou aumentar o número de tarefas sem a necessidade de aumentar o quadro de empregados. Um exemplo prático, se uma empresa com 1000 empregados em campo gasta US$ 50 milhões/ano com essa força, estes 17% significa uma economia de US$8.5 milhões por ano, sem contar as deduções com gastos em combustível, telefone, hora extra, por exemplo.

Afinal é do interesse de todos termos um evento pronto no prazo, e funcionando corretamente, e assim evitar o risco de entrar para a lista de ‘desastres do esporte’ – definitivamente um histórico que o Brasil não quer carregar.

Não se enganem. A execução de eventos globais é como construir uma cidade inteira e sua infraestrutura. Enquanto todo mundo está assistindo, precisamos estar nos bastidores executando todas as tarefas necessárias para preparar o melhor evento que o público já participou. O segredo é o que se faz antes dele, com planejamento, logística, segurança, programação, comunicação e uma lista aparentemente interminável de outras tarefas, que o software certo de gestão de força de trabalho móvel permite organizar e gerenciar.

*Udi Geismar é vice-presidente da ClickSoftware para América Latina.

Instagram do Canaltech

Acompanhe nossos bastidores e fique por dentro das novidades que estão por vir no CT.