A importância de planejar e gerenciar compras no e-commerce

Por Colaborador externo | 30.07.2014 às 12:15
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Por Samuel Gonsales*

Dentre as questões mais importantes do e-commerce é preciso destacar o planejamento e gerenciamento das compras, haja vista que uma das características mais contundentes do e-commerce é fato das lojas virtuais terem grande diversidade de itens que precisam ser administrados no que diz respeito à faltas e reposição.

Para um bom planejamento e gerenciamento de compras é fundamental que as empresas de e-commerce contem com bons sistemas de gestão – ERP´s ou Back Offices – que ofereçam avançadas e consistentes ferramentas de gestão de compras, que possuam módulos específicos para apoio ao planejamento de demanda e que ofereça metodologias específicas para reposição de produtos sazonais e modelos de reposição contínua, garantindo o produto certo na hora certa.

Infelizmente, durante a última década, os sistemas de gestão que se dizem especializados no e-commerce deram muito mais atenção e prestígio às integrações com as plataformas do que ao planejamento e gerenciamento das organizações e com isso é fácil encontrar grandes e densas operações de e-commerce que para planejar e gerenciar suas compras utilizam relatórios básicos, antigos e ineficientes, invés de possuir processos de planejamento e gestão consistentes e assertivos. Também, não é difícil encontrar complexas operações de e-commerce tendo que emitir diversos relatórios de seu ERP / Back Office e consolidar informações em planilhas eletrônicas para planejar o abastecimento, o que beira ao absurdo, se levarmos em conta que os fornecedores de sistemas de gestão deveriam estar focados em ajudar seus clientes a ter operações mais eficientes.

É diante desse cenário que vem à tona a necessidade de fornecedores de sistemas de gestão pensados para o e-commerce se preocuparem com o planejamento e a gestão das compras e oferecer em seus ERP´s / Back Offices consagradas técnicas, como:

  • Gestão de categorias;
  • Análise de giro e cobertura;
  • Cobertura variável;
  • Previsão de demanda;
  • OTB – Open To Buy Planning;
  • GMROI - Gross Margin / Return on Investment;
  • Calendário de varejo 454, dentre outras técnicas que podem tornar a operação das empresas de e-commerce mais eficiente.

Aprofundando um pouco em uma das ferramentas mencionadas acima, podemos citar o OTB – Open To Buy Planning – que é uma poderosa ferramenta de Planejamento de Compras, que utiliza dados de vendas e giro de mercadorias para determinar níveis ideais de estoques, dá a oportunidade da organização comprar bem para vender bem, garante orçamentos consistentes e aumenta significativamente a eficiência das operações.

O OTB começa quando o plano orçamentário termina, ou seja, o planejamento orçamentário entrega ao comprador um plano para compra de mercadorias a serem entregues em momentos específicos, levando em consideração a sazonalidade. O OTB mostra quanto é gasto com compras por mês (budget) e, portanto, quanto dinheiro há disponível para as compras subseqüentes. Se faltar dinheiro, por exemplo, o comprador tem a opção de continuar comprando, mas considerando que para efeito de fluxo de caixa as datas de pagamento deverão ser acordadas com os fornecedores para os períodos subseqüentes.

Quando se tem vários compradores na organização, através do OTB é possível gerenciar o orçamento de cada um e acompanhar a evolução dos orçamentos que cada um tem, bem como acompanhar como esse orçamento está sendo utilizado (no nível de categorias de produtos, ou de produtos, ou até mesmos de SKU´s) para garantir a melhor otimização dos níveis de estoque assertivamente, ou seja, em conformidade com o que a organização pretende vender. Se as vendas excedem os planos, o OTB recalcula a necessidade e eleva a necessidade de níveis de estoques planejados, aumentando as chances da organização obter melhores resultados.

Para efeitos de acompanhamento, o OTB analisa periodicamente os volumes de vendas, as ordens de compras, os recebimentos de mercadorias compradas anteriormente e atualiza automaticamente o orçamento/budget de forma que os compradores tenham condições de tomar decisões sobre quanto já foi gasto de seu orçamento, quanto continua disponível, qual a tendência das vendas e assim decidir quais produtos devem ser repostos. É possível, dessa forma, que a equipe de compra analise o previsto e o realizado, comparando o plano original com o realizado.

Visando um nível ainda maior de automação o OTB pode avisar a equipe de compras automaticamente sobre níveis baixos de estoque e impedir que o orçamento original seja ultrapassado, tornando o gerenciamento tanto dos níveis de estoque como do orçamento/budget muito mais preciso. O OTB é recalculado automaticamente toda vez que ocorrem recebimentos de mercadorias, a criação de novas ordens de compra e quando ocorrem alterações no volumes de vendas previstos.

Além de uma visão macro e de alto nível o OTB oferece ferramentas que permitem descer diversos níveis e mergulhar nas informações micro do planejamento de compras de forma que seja possível, inclusive, conhecer detalhes do planejamento no nível do SKU – produto, estampa, cor e tamanho.

Ainda, para empresas que comercializam produtos sazonais, como por exemplo, empresas de Moda que utilizam o conceito de Coleções (verão, inverno), o OTB considera a sazonalidade das mercadorias como um dos fatores cruciais para a reposição e assim garante a compra do produto certo na hora certa, para que a organização receba as mercadorias de cada Coleção e mantenha a cobertura de estoque necessária para manter seu planejamento em curso.

Optando por um sistema de gestão que contém funcionalidades como as do OTB, mencionadas neste artigo, sua empresa aumenta a eficiência operacional, melhora a tomada de decisão, eleva significativamente a rentabilidade e melhora os resultados finais do seu negócio.

Os fornecedores de sistemas de gestão pensados para e-commerce (ERP´s /Back Offices) devem ainda se preocupar em fornecer aos seus clientes funcionalidades que agreguem valor ao negócio, que valorizem a eficiência operacional e que diminuam as chances de erros, deixando de ser tão operacionais e agindo mais na esfera tática e estratégica. Algumas das boas práticas restantes que precisam ser analisadas pelas empresas antes de contratar um sistema de gestão focado em e-commerce, são:

  • O ERP / Back Office oferece possibilidades de gerar requisições ou pedidos automaticamente, tendo como base a análise das demandas;
  • O ERP / Back Office permite o acompanhamento das atividades do departamento de compras de sua empresa, gerenciamento os budgets de cada um dos compradores, bem como e eficiência de cada um;
  • O ERP / Back Office suporta nativamente portais de TV com indicadores de desempenho (KPI´s) para medir e demonstrar o que está ocorrendo no negócio online;
  • O ERP / Back Office tem funcionalidades avançadas para gerenciar os processos de importação com agrupamentos de embarques e com rateios das despesas acessórias;
  • O ERP / Back Office gerencia cotações e e-procurement;
  • O ERP / Back Office faz a gestão de orçamentos, suporte diversas moedas e realiza as conversões para as compras internacionais.

Concluindo, é preciso que as empresas de e-commerce compreendam os custos de não planejar e gerenciar consistente e assertivamente suas compras, além dos riscos de perder oportunidades de negócio por não ter sistemas de gestão que ajudem a organização a planejar e gerenciar a organização com vistas ao crescimento e perenidade de seus negócios.

*Samuel Gonsales atua como Gerente de Produtos (Back Office e-commerce e e-ERP) na Millennium Network, professor universitário no Grupo CETEC (ETEP, Fac.Bilac, Faatesp e IBTA). É especialista em sistemas de gestão empresarial (ERP) e e-commerce, acumulando mais de 15 anos de experiência.