5 dicas para que seus e-mails não irritem as pessoas

Por Redação | 11 de Dezembro de 2012 às 15h57
photo_camera Mashable

Os e-mails ainda são a forma mais rápida e eficiente de comunicação nos escritórios, e também fora deles. Mas, muitas vezes, utilizamos alguns termos errados e temos pressa de escrever nossas mensagens, fazendo com que nossos colegas de trabalho - e até amigos, namoradas, familiares - fiquem excessivamente irritados.

O site Mashable listou os cinco erros mais comuns cometidos pelos profissionais na hora de escrever e responder aos e-mails, com dicas para evitar que você cometa esses deslizes no futuro.

1. O assunto é a mensagem

Muitas pessoas, na pressa de enviar suas mensagens, acabam escrevendo tudo que precisam saber no assunto do e-mail como, por exemplo, 'me ligue assim que você ler esta mensagem' ou 'onde está o seu relatório do final do mês?'. Acontece que e-mails não são mensagens de texto que enviamos para o celular de nossos amigos, por isso a mensagem principal deve estar posicionada no campo de mensagem.

Conserto: Você deve utilizar apenas duas palavras para descrever o assunto do seu e-mail e o restante da mensagem - no máximo duas linhas - no corpo do e-mail.

"Oi Jéssica,

Sua linha telefônica está ocupada, e eu gostaria de discutir seu relatório mensal antes do final do dia. Você pode me chamar assim que você tiver um momento?"

2. Destaque detalhes importantes

Quando estamos discutindo um projeto ou relatório importante por e-mail costumamos utilizar algumas palavras em letras maiúsculas, grifadas ou em negrito para dar destaque ao assunto tratado. No entanto, o excesso de grifos e destaques pode não soar muito agradável para quem recebe seu e-mail.

Conserto: Utilize apenas uma ou duas palavras em uma frase com destaque e não um parágrafo inteiro em letras maiúsculas, pois isso pode parecer que você está brigando com seu colega. Marque as palavras que indiquem o tema principal do seu e-mail e claro, lembre-se sempre de ser conciso e objetivo em sua mensagem.

3. Responder a todos, o tempo todo

Quando você responde a um colega dando uma dica para que seu trabalho fique ainda melhor e você escolhe a opção 'Responder a todos', isso pode ser considerado ofensivo e até gerar certa competição interna, principalmente, se o chefe for uma das pessoas presentes na conversa por e-mail.

Conserto: Se você tem alguma dica ou sugestão para dar ao seu remetente, envie um e-mail somente para esta pessoa e até com outro título. Outra sugestão é pegar o telefone e conversar diretamente com a pessoa, sem o risco de ofender ninguém.

4. Finalizar o e-mail sem assinar

Muitas vezes na correria do dia a dia mandamos mensagens para nossos colegas de trabalho sem a nossa assinatura e sem dizer um educado 'obrigado'. No entanto, isso pode parecer rude e que a conversa não foi finalizada, por isso sempre assine seu e-mail mesmo que sua assinatura eletrônica já estiver por lá.

Conserto: Adicione um agradecimento à sua assinatura eletrônica, evitando assim que por algum motivo você venha a esquecer de agradecer alguém.

5. Enviar e-mails que não são nada agradáveis em relação ao chefe

Mandar e-mails para os seus colegas de trabalho com assuntos que você não gostaria que seu chefe visse podem te comprometer profissionalmente caso a mensagem chegue até seu superior. Como o e-mail da empresa é de propriedade da empresa, vale ressaltar que seus planos para o final de semana não devem ficar em sua caixa de entrada profissional.

Conserto: Seja um bom profissional e pense que seu chefe está sempre 'copiado' em todas as mensagens que você planeja enviar no ambiente de trabalho.

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