Confira 11 dicas de etiqueta para usar o e-mail profissionalmente

Uma pesquisa relevou que grande parte dos trabalhadores dos Estados Unidos gasta um quarto do tempo no trabalho tentando lidar com as centenas de e-mails que recebem e enviam todos os dias, informa o site Business Insider. A coach de carreira Barbara Pachter afirmou que a maioria dos profissionais não sabe usar o e-mail de forma adequada.

Esses pequenos enganos acabam gerando situações embaraçosas para o profissional. Tal situação motivou Pachter a escrever o livro “The Essentials Of Business Etiquette” (ainda sem tradução para o português), no qual aborda as regras de etiqueta para enviar e-mails. Confira algumas dicas.

1. Use um assunto claro

Muitas vezes as pessoas decidem se vão ou não abrir um e-mail de acordo com o que está no assunto. Segundo Pachter, o ideal é que você escolha opções que deixem claras as suas intenções com o e-mail e que aborde a questão que você queira tratar.

Bons exemplos para assunto seriam: “mudança na data da reunião”, “dúvida sobre a apresentação” ou “sugestão para a proposta”.

2. Use endereço de e-mail profissional

É provável que você use um endereço de e-mail da empresa onde trabalha. Mas algumas pessoas também usam os e-mails pessoais para tratar assuntos referentes ao trabalho e, neste caso, é preciso ter cuidado com o endereço de e-mail escolhido.

Opte por um endereço que informe seu nome para que o destinatário não tenha dúvidas de quem esteja enviando. Também, caso ainda use, abandone aqueles e-mails engraçadinhos, como “skateboy@” ou “loirinha@”, entre outros, pelo menos para tratar de assuntos referentes ao trabalho.

3. Cuidado com “responder a todos”

Muitas vezes não é interessante para uma pessoa ser incluída em um e-mail com diversas outras pessoas que não tem nada a ver com ele. Cuidado ao usar a opção “responder a todos”, a menos que seja realmente interessante para todas as pessoas da lista aquelas informações que você tem a passar.

4. Prefira saudações profissionais

Algumas expressões são muito coloquiais, como “E ai” e “Beleza”. Às vezes essas expressões que usamos no dia a dia não caem bem em um e-mail. Prefira referências mais formais, como um “Oi” ou “Olá”.

Pachter também aconselha a não encurtar o nome do colega de trabalho. Prefira “Olá Bruna” ao invés de “Olá Bru”, por exemplo.

5. Modere nos pontos de exclamação

O uso do ponto de exclamação no final de uma sentença tem o objetivo de transmitir emoção. No entanto, o uso exagerado pode parecer demasiado emocional ou mesmo imaturo. Pachter indica que ele seja usado com moderação quando escrito.

6. Cuidado com o humor

O humor pode ser uma ótima ferramenta para descontrair, mas, quando usado no e-mail, ele pode perder o tom e o contexto. No ambiente de trabalho, use apenas se conhecer bem o destinatário para saber que aquele conteúdo será engraçado para ele como é para você. Segundo Pachter, algo pode perder o humor quando escrito. Portanto, caso tenha dúvida, evite usar.

7. Atenção para a cultura do destinatário

As diferenças culturais influenciam muito o que é aceitável ou não no e-mail. É importante conhecer o destinatário e adequar sua mensagem de acordo com a formação cultural dele. Pachter afirma que pessoas de culturas de alto contexto (japonês, chinês ou árabe) podem valorizar você antes de fazer negócios, o que pode fazer com que os e-mails sejam mais pessoais. Já pessoas de culturas de baixo contexto (norte-americanos, alemães ou escandinavos) podem preferir mais objetividade.

8. Responda seus e-mails, mesmo que seja um engano

Mesmo que exija um esforço da sua parte, tente responder a todos os e-mails enviados para você. Mesmo aqueles que sejam engano. A resposta não é obrigatória, mas serve como etiqueta de e-mail, principalmente se a pessoa trabalhar na mesma empresa que você. Uma forma adequada de responder é avisar a pessoa do engano para que ela possa enviar o e-mail para a pessoa certa.

9. Revise a ortografia

Pachter avisa que seus erros não vão passar despercebidos dependendo do seu destinatário, por isso a importância da revisão. Não confie nos corretores ortográficos e leia o e-mail algumas vezes, inclusive em voz alta.

10. Adicione o endereço de e-mail após escrever

Pode acontecer de você encaminhar um e-mail inacabado acidentalmente o que seria chato. O indicado é que, mesmo se você estiver respondendo a uma mensagem, apagar o endereço de e-mail e só inseri-lo novamente ao terminar a mensagem.

11. Confira se o destinatário está correto

Com centenas de pessoas na sua lista de contatos não é difícil errar o endereço e enviar a mensagem para a pessoa errada, o que pode ser embaraçoso. Portanto, confira mais de uma vez se o destinatário está correto.